Blancheporte refond son offre multicanale et modernise son catalogue automatisé

Le projet de Blancheporte : la refonte de la gestion de l’offre multicanale en combinant catalogue et digital

Blancheporte , entreprise nordiste fondée en 1806, est un acteur historique du prêt-à-porter et de l’univers de la maison. Pionnière de la vente à distance, elle a su évoluer vers une offre multicanale combinant catalogue et digital.

Avec l’avènement du web, le catalogue papier sert de vitrine pour déclencher les ventes en ligne.

La cible s’étant considérablement élargie, la gamme de produits s’est adaptée ; elle est aujourd’hui plus dense, ce qui conduit à une gestion de la donnée plus contrainte pour l’organisation.

En 2016, à la suite du rachat de la société par son comité de direction et avec l’arrêt prévu du logiciel en place, utilisé pour la création des catalogues, Blancheporte a entamé un projet ambitieux : transformer son système d’information. Le projet avait pour objectif d’optimiser et moderniser la gestion des données produits pour une alimentation multicanale, ainsi que de rendre la création des catalogues automatisés plus flexible et réactive.

Le projet mené collaborativement avec J2S vise donc principalement à optimiser et améliorer les processus de construction de l’offre produit. Grâce à des échanges patients et réguliers ainsi qu’à la pertinence des arguments partagés, les équipes de J2S et de Blancheporte avancent vers la réussite de cette transformation.

Corinne, responsable Organisation chez Blancheporte, mentionne notamment l’importance de la relation de confiance qui a porté ce projet. Elle note également que J2S a permis aux équipes de Blancheporte de se rendre compte qu’elles peuvent faire de grandes choses en très peu de temps avec un impact positif énorme.

La collaboration a été basée sur une confiance mutuelle entre les équipes de J2S et de Blancheporte et le résultat dépasse nos attentes. Simple Workspace a véritablement transformé notre manière de travailler et a su répondre à nos besoins complexes. Nous avons trouvé l’outil et l’équipe qu’il nous fallait. Grâce à leurs réactivité et engagement, nous avons réussi à relever ce défi en un minimum de temps.

Corinne, Responsable Organisation chez Blancheporte.

La solution d’automatisation Simple Workspace proposée par J2S

J2S a proposé son outil Simple Workspace pour répondre aux besoins de Blancheporte. Le projet a été conduit rapidement, et malgré la complexité des besoins, le premier catalogue automatisé a été réalisé dans un délai de quatre mois.

Exemple de réalisation d’un catalogue

1. Gestion des données produits pour le Print et le web : utiliser la même base de données et diffuser selon les besoins de détails et de mises en forme. Complexité des tableaux de tailles et références pour les commandes.
2. Répondre à un véritable besoin : créer les catalogues dans les temps après l’arrêt de l’ancienne solution obsolète.
3. Conduite et accompagnement du changement : une étape clé dans la transformation des systèmes d’information, cruciale pour la pérennité et la transformation digitale de l’entreprise.

Les étapes clés du projet de catalogue automatisé :

• Centralisation et récupération des données : Simple Workspace a permis de réunir les données produits, visuels et attributs dans un environnement sécurisé et accessible par les différentes équipes. J2S a été capable de récupérer les données présentes dans l’ancienne solution.
• Automatisation et connexion aux systèmes en place : automatisation de l’intégration des visuels, des tableaux de prix et mise à jour des informations produits automatique grâce aux connexions mises en place.
• Formation des équipes : le projet a été mené avec des ateliers de formation pour garantir une prise en main rapide de l’outil.
• Amélioration des workflows : Simple Workspace a facilité les échanges entre les équipes internes, réduisant les allers-retours et optimisant les délais de relecture et de validation.

La solution Simple Workspace de J2S

La mise en place de Simple Workspace a permis à Blancheporte d’atteindre plusieurs objectifs stratégiques :

• Réduction des délais de production : Le premier catalogue automatisé a été produit avec la mise en place coordonnée d’une nouvelle méthodologie de travail. Le prochain catalogue automatisé promet d’être réalisé dans des délais optimaux et des gains de temps significatifs.
• Automatisation accrue : L’outil a permis d’automatiser plusieurs tâches auparavant manuelles, notamment l’intégration des visuels et la mise à jour des tableaux de prix, limitant ainsi les erreurs et la fiabilité des données diffusées.
• Meilleure collaboration : Simple Workspace a permis une meilleure coordination et une meilleure visualisation des tâches en cours. La centralisation des visuels et des informations a facilité le processus de validation.
• Augmentation de la productivité : L’outil permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée en éliminant les petits travaux répétitifs et chronophages.

Une production automatisée du catalogue et plus de fluidité dans la mise en ligne des produits

Le partenariat avec J2S et l’utilisation de Simple Workspace ont non seulement permis à Blancheporte de relever le défi de la production rapide de catalogues après l’arrêt de la solution en place, mais ont aussi transformé les processus internes de gestion de l’offre et des données et de collaboration. Blancheporte a non seulement gagné en efficacité, mais a également sécurisé ses données et réduit les erreurs tout en optimisant les délais de production. Ce succès montre que la solution Simple Workspace peut accompagner efficacement les entreprises dans leur transformation digitale tout en répondant aux attentes de marchés évolutifs et exigeants.

Interview de Corinne, responsable Organisation chez Blancheporte en charge du projet catalogue automatisé

En quoi consiste votre métier ? Pouvez-vous expliquer vos missions ? Votre rôle dans ce projet ?

En tant que responsable Organisation, je dirige une équipe de chefs de projet et j’accompagne Blancheporte dans ses projets de transformation. Mon objectif est de garantir l’équilibre entre les coûts, les délais et la qualité, en m’assurant que les livrables répondent bien aux besoins des utilisateurs. Je veille à la satisfaction des utilisateurs tout en maintenant un équilibre commercial. Mon rôle est également de m’assurer que les investissements faits sur les projets apportent de la valeur aux métiers et à Blancheporte.

Comment le projet de transformation digitale a-t-il démarré ? Pourquoi J2S ?

Au moment du rachat de Blancheporte par son comité de direction, il a été entrepris une transformation du système d’information. Ce projet avec J2S, qui en faisait partie, visait à optimiser et améliorer les processus de construction de l’offre produit. En effet, notre système de production des offres était vieillissant et représentait un risque pour le business. La décision de transformation remonte à plusieurs années avec plusieurs tentatives de mises en place. En 2023, J2S a accepté de nous accompagner dans cette aventure. « C’est l’outil et l’équipe qu’il nous faut ! » se rappelle Corinne. Malgré les doutes du départ, Richard et Jean-Yves, les co-dirigeants de J2S, nous ont assuré que nous pouvions relever ensemble ce défi et qu’il était possible de le faire en un minimum de temps. Challenge réussi ! J2S, un partenaire plus proche de nous, a accompli en quatre mois ce que de grandes structures n’avaient pas réussi. La relation de confiance que nous avons développée avec J2S a été essentielle pour ce succès. J2S nous a prouvé qu’en interne, nous pouvons accomplir de grandes choses en très peu de temps. L’impact positif pour Blancheporte dépasse même le cadre de ce projet. C’est une très belle réussite. J2S s’est immergé dans notre environnement de travail pour mieux comprendre nos méthodes de travail et connaitre nos gestes métier. Ils ont fait des préconisations pour adapter l’outil à nos besoins sans pour autant dépasser les standards de Simple Workspace. Leur mission était de nous aider à atteindre nos objectifs de manière efficace sans engager des dépenses exorbitantes. J2S nous a accompagnés depuis le début, de la phase de cadrage jusqu’à aujourd’hui, et continue de nous soutenir pour débloquer des situations. Leur implication a un impact sur 35 personnes dans notre entreprise.

Quelle était la durée de production d’un catalogue avant l’usage de Simple Workspace ? Et après ?

La production de notre catalogue actuel a été réalisée en un temps record avec des contraintes de temps très serrées. Avant, la construction d’un catalogue se faisait sur environ six mois, cela débutait en décembre et se terminait en mai par exemple. Avec la mise en place de Simple Workspace, nous avons pu commencer en janvier par les formations et démarrer concrètement la production en février. Nous avons donc terminé en quatre mois ce que nous faisions auparavant en six mois. N’oublions pas que nous étions en plus dans un contexte de mise en place du nouvel outil.

Pouvez-vous citer 3 raisons pour lesquelles vous appréciez l’utilisation de Simple Workspace ?

• Simplicité : L’outil est intuitif et facile d’accès, même pour ceux qui ne sont pas des experts techniques.
• Clarté : L’interface est claire, ce qui facilite la prise en main. La formation assurée par Maria, intégratrice chez J2S a également été précieuse pour répondre aux questions et clarifier les doutes.
• Efficacité : Bien que certaines frustrations soient liées au changement d’habitudes, elles ne concernent pas Simple Workspace en lui-même. L’outil permet de ne pas se perdre dans des tâches complexes.

Si vous deviez résumer en 3 mots les relations que vous avez avec les équipes J2S, vous diriez ?

• Confiance : Une relation de confiance est primordiale, facilitant grandement la collaboration.
• Transparence : Être transparent dès le début a permis d’établir des attentes claires et de gérer les engagements efficacement.
• Fiabilité : Tenir les engagements annoncés est essentiel, et J2S a prouvé sa fiabilité en ce sens.

Nous avions écrit notre lettre au Père-Noël dans notre appel à projets. La collaboration avec J2S, le fait de former une équipe avec eux nous a permis de dialoguer sur ce qu’il est possible de faire ou non, avec des propositions pour avancer.

Avec J2S, on n’achète pas seulement un service, il y a aussi une écoute attentive de nos besoins pour nous éviter d’être bloqués, nous aider à avancer dans certaines situations. Une véritable relation partenariale !

Quels sont les points d’amélioration sur Simple Workspace qui vous permettraient de gagner davantage de temps, de gagner en souplesse, d’impliquer davantage de personnes ?

À l’avenir, l’intégration d’autres modules, fonctionnalités et Plug-In proposés par J2S pourrait être envisagée. Il est toujours possible d’améliorer et de transformer l’outil pour mieux correspondre à notre manière de travailler, mais il est aussi important de ne pas dénaturer l’outil standard. Les métiers et la direction sont satisfaits de ce qui a été déployé dans le cadre de ce projet. Il est temps de célébrer ce succès.

Qu’est-ce que Simple Workspace vous permet de faire aujourd’hui qui n’était pas envisageable précédemment ?

Aujourd’hui, Simple Workspace nous offre une visibilité complète sur nos workflows, permettant à tous de savoir où nous en sommes dans la construction de chaque publication et offre. Le management peut se connecter à l’outil pour suivre en temps réel l’avancement des travaux. La centralisation des visuels dans le DAM, l’intégration des traductions dans un seul outil, et l’automatisation des mises à jour des tableaux de prix ont permis de réduire les erreurs, de gagner un temps précieux et de sécuriser nos données.

Exemple de construction d’une double page et de son état d’avancement

Il n’est plus nécessaire de reprendre à zéro de nombreux sujets et cela nous apporte un gain de temps monstrueux !

La mise en place de workflows nous assure que tous les visuels et les photos sont prêts pour chaque produit, offrant une vision à 360° de toutes nos publications. Nous envisageons maintenant de mettre en place des reconductions d’offres et des modules pour construire des mini-catalogues, ce qui nous permet de réutiliser efficacement les anciennes mises en page.

Voici quelques exemples concrets :

• Nous ne devons plus repartir de zéro pour nos traductions. Cela nous permet de moins solliciter nos traducteurs et ainsi faire des économies.
• Auparavant, certains tableaux de prix étaient faits à la main. Il y avait ensuite une relecture par trois métiers différents. Aujourd’hui, les données sont mises à jour automatiquement. Sécurisation de nos données : moins d’erreurs sur les prix.

Quels sont les autres projets que vous aimeriez mener avec J2S ? Nous souhaitons continuer à travailler avec J2S pour améliorer encore notre utilisation de Simple Workspace et explorer de nouvelles fonctionnalités qui pourraient répondre à nos besoins futurs.

Enfin, pourriez-vous nous dire ce qui vous a le plus plu dans notre accompagnement, notre solution ? L’aspect collaboratif de Simple Workspace nous a non seulement permis de gérer nos publications plus efficacement, mais aussi de renforcer nos fonctionnements opérationnels internes. La relation de confiance et la fiabilité des engagements tenus par J2S ont été des éléments clés de notre réussite. Nous apprécions particulièrement leur transparence et leur capacité à nous accompagner dans chaque étape du projet.

Interview de Diana, product owner chez Blancheporte.

En quoi consiste votre métier ? Pouvez-vous expliquer vos missions ? Votre rôle dans ce projet ?

Je travaille chez Blancheporte depuis 20 ans. Ayant exercé plusieurs métiers liés à la communication, je suis particulièrement attachée au catalogue. Je suis Product Owner publication et, initialement, je suis maquettiste. Mon rôle est de servir d’intermédiaire entre les différents métiers de l’entreprise, en recueillant les besoins des équipes COM et des équipes produits. Mon objectif est de rester en phase avec les équipes. Je collabore avec Corinne, responsable Organisation, et une équipe de dix personnes comprenant des référents métiers : fiches produits, maquettistes et organisation planning. Je centralise les besoins et propose des solutions innovantes. En binôme avec Corinne, qui se concentre sur les délais et les budgets, nous faisons des retours réguliers à notre direction. Nous échangeons sur les besoins des métiers, déterminons ce qui est pertinent et prioritaire, puis élaborons des scénarios de test. Depuis janvier et après avoir été formée par Maria et Lieven, tous deux intégrateurs chez J2S, nous avons mis en place Simple Workspace et je forme à mon tour, avec la rédactrice en chef, l’ensemble des équipes pour qu’elles puissent devenir autonomes.

Comment le projet de transformation a-t-il démarré ? Mutation/transformation digitale ? Pourquoi J2S ?

Le projet de transformation a été motivé par la nécessité de gérer une quantité croissante de produits et de visuels, et de sécuriser les informations tout en simplifiant les processus. Initialement, le projet devait s’étaler sur une plus longue période, mais des problèmes avec la solution en place ont conduit à une accélération. Je pense que l’outil standard est déjà formidable et qu’il répond bien à nos besoins même si d’autres développements sont en cours pour accroître son utilisation. Je note également que la réactivité et la prise en main de l’outil par les équipes Blancheporte a été impressionnante. Je suis impressionnée par l’outil. Par exemple, la data grid¹, bien qu’elle fasse peur au démarrage, elle se révèle être un outil hyper intéressant.

“Je suis fan de la data grid.”

Chez Blancheporte, certains métiers utilisent Excel, tandis que d’autres non. Les formations à l’outil ont été adaptées en fonction des utilisateurs.

Quelle était la durée de production d’un catalogue avant l’usage de Simple Workspace ? Et après ?

Personnellement, j’ai constaté un gain de temps significatif. En tant que maquettiste, j’ai bien conscience des gains de temps réalisés depuis la mise en place de Simple Workspace. Avant, nous faisions beaucoup de copier-coller sur le bureau puis dans l’outil. Le premier catalogue automatisé est sorti malgré un démarrage retardé d’un mois et demi lié aux changements dans nos méthodologies d’organisation. Nous espérons constater des bénéfices plus clairs avec le prochain catalogue automatisé, et idéalement sur une année complète d’utilisation de l’outil. Le processus de relecture et de sécurisation des données a déjà montré des gains de temps importants. Certains processus d’évolution sont en cours de mise en place et nous font (feront) encore gagner en productivité, je peux citer, par exemple, une amélioration de la gestion de dépôt des produits et de l’automatisation de leur enregistrement.²

Pouvez-vous citer 3 raisons pour lesquelles vous appréciez l’utilisation de Simple Workspace ?

• Le chemin de fer est une nouveauté pour nous. Elle permet de visualiser l’ensemble des pages du catalogue et est très efficace avec l’outil collaboratif associé, bénéfique pour l’entreprise entière.
• Le DAM (Digital Asset Management), grâce aux dossiers de dépôts, permet de taguer et de renommer facilement les visuels. Avant, nous devions les nommer manuellement, mais maintenant, un filtre permet de les modifier immédiatement.
• La gestion des offres même si nous savons que l’arborescence peut encore être améliorée ³.
• Personnellement, j’apprécie beaucoup la data grid, qui est facile à manipuler et familière aux achats qui utilisent Excel, facilitant ainsi une prise en main rapide et avantageuse.

Si vous deviez résumer en 3 mots les relations que vous avez avec les équipes J2S, vous diriez ?

• Réactifs, et je précise que cela est valable pour l’ensemble de l’équipe.
• Les mardis avec Corentin, directeur des projets et Jean-Yves, co-dirigeant de J2S sont très productifs. Ils sont des experts de leur outil, qui comprennent bien nos besoins, et cela contraste avec nos tentatives précédentes. Parfois, nous pensons avoir été clairs, mais la relecture des spécifications sans connaissance de l’outil peut être compliquée. Nous parlons parfois de choses que nous pensions incluses dans un package. Voilà pourquoi les échanges réguliers sont nécessaires pour avancer.
• Équipe agréable et souriante.

Qu’est-ce que Simple Workspace vous permet de faire aujourd’hui qui n’était pas envisageable précédemment ?

Simple Workspace a permis de décloisonner les équipes, de sécuriser les données et de rendre l’information accessible à l’ensemble de l’entreprise. Nous avons pu éliminer de nombreuses petites tâches sans valeur ajoutée.

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G. Deruelle

Sales & Marketing