Nos utilisateurs travaillent quotidiennement avec Simple Workspace, qui se présente de manière classique sous la forme d’une application web.
Simple Workspace est une plateforme qui gère en entrée des flux de données produit, des articles de presse, des images, des documents InDesign , etc. Avec ces flux, elle génère des catalogues, des livres, des fiches produits, etc. regroupés dans des chemins de fer, et utilise des workflows pour gérer les relectures, les validations, les traductions, etc. In fine, elle restitue des données validées, des PDF, des fichiers InDesign ou Excel, des assemblages, etc.
Elle est utilisée par de nombreuses entreprises, chacune ayant des modèles de données, des flux de travail et des documents finaux très différents les uns des autres.
Derrière cette régularité, il y a une équipe qui depuis des années a construit et fait évoluer la plateforme, un ensemble de briques logicielles élémentaires qui ont été assemblées logiquement et coopèrent pour optimiser leur temps de réponse, optimisation qui repose tant sur le hardware que sur la manière dont ces briques interagissent entre elles.
Brief & InDesign
Aujourd’hui, je vous propose d’entrer un peu dans le détail de la dématérialisation des documents InDesign.
Qu’entendons-nous par-là ?
Un exemple de dématérialisation de document InDesign via Simple Workspace
Pour initier la traduction d’une brochure InDesign, il faut :
- Déposer le fichier à traduire qui sera le document de référence dans Simple Workspace
- Quelques secondes ensuite, on peut voir les pages dans le chemin de fer.
Imaginons que ce document de référence ait encore à être finalisé avant traduction.
- Dès qu’il est chargé, un maquettiste peut sortir (checkout) les pages 2-3 : un fichier InDesign contenant ces deux pages qui arrivent sur son poste, qu’il peut alors éditer à loisir.
- Au même moment, un autre maquettiste peut récupérer la page 8, et un troisième les pages20-24 ;
- Ils reçoivent tous des fichiers ne contenant que les pages sélectionnées. Parce qu’ils ne reçoivent que les pages à éditer, le volume est réduit et les pages arrivent très vite.
Et tout cela sans aucun plugin InDesign à installer.
Simple Workspace permet de travailler en mode collaboratif
Simple Workspace permet ainsi à plusieurs maquettistes de travailler ensemble sur la même brochure au même moment, et cela sans avoir eu à segmenter le fichier en doubles pages.
Lorsqu’ils rentrent (checkin) les pages, le serveur met le chemin de fer à jour et libère les pages.
Au même instant, d’autres utilisateurs étaient peut être en train de modifier la même brochure avec les fonctions web-to-print dans leur navigateur web, c’est-à-dire sans même avoir besoin de l’application InDesign sur leur poste – dès lors qu’ils ne tentaient pas de travailler sur une page ouverte par un autre utilisateur, ce que Simple Workspace n’autorise pas.
Parce que l’exemple concerne une traduction, et une fois le document de référence validé, Simple Workspace le duplique en autant de langues que nécessaire, et la même souplesse s’applique aux documents cibles. Par exemple, deux traducteurs peuvent éditer des pages différentes au même instant. On reviendra dans un autre article sur la manière dont Simple Workspace gère la modification du document de référence alors que les documents cibles sont en cours de traduction …
Cette fragmentation des fichiers et des vues n’empêche en rien de récupérer la brochure sous la forme d’un seul fichier InDesign ou PDF, ou encore sous la forme d’un assemblage InDesign complet. Simple Workspace prend en charge cela de manière transparente.
On a pris l’exemple d’une brochure à traduire, mais la dématérialisation s’applique aussi avec les documents et les pages générés à partir de données, même les très gros catalogues créatifs qui demandent un travail de mise en page : les maquettistes travaillent à plusieurs sur un même catalogue sans aucun risque.
La dématérialisation des fichiers InDesign optimise drastiquement la production chez tous nos clients en la rendant plus flexible et plus sûre.
Comment Simple Workspace est-il organisé pour permettre cela ?
On utilise le terme « dématérialisation » pour décrire le fait que chaque fichier InDesign est synchronisé avec une base de données qui décrit son contenu : les boites, les styles, etc. Cette base de données reflète le document InDesign, indépendamment du fait ce dernier arrive de l’extérieur ou soit généré par Simple Workspace.
La synchronisation est très fine, c’est-à-dire que c’est tout ce que contient le fichier InDesign qui est mémorisé par la base de données liée : les boites, les styles, les textes, les références des images, les formats de page, etc.
Cette synchronisation utilise les Dispatchers (voir notre précédent article ), qui permettent de paralléliser le dialogue avec de nombreuses instances InDesign, cette parallélisation étant l’une des caractéristiques qui permettent à Simple Workspace de répondre de manière régulière et rapide.
La grande différence entre un fichier InDesign et une base de données étant que cette dernière répond très rapidement aux requêtes sans avoir besoin d’ouvrir le fichier. C’est pourquoi ces fonctions répondent immédiatement :
- Visualisation immédiate sous la forme du chemin de fer ;
- Édition directe au travers d’un navigateur web, y compris le déplacement de pages ;
- Accès aux boites, aux textes et aux styles dans le navigateur web ;
- Fragmentation et regroupement des pages comme décrit dans l’exemple évoqué ;
- Association fine des éléments (boites, etc.) InDesign aux processus workflows : par exemple, produit à vérifier dans une page après mise à jour.
Ces mécanismes sont (heureusement) totalement transparents, et je gage que la plupart des maquettistes qui travaillent avec Simple Workspace ignoraient que chaque fichier InDesign dispose de sa propre base de données.
J’espère que ce bref résumé d’une des fonctionnalités utilisées au quotidien par tous nos utilisateurs vous aura permis de mieux vous représenter ce qui se passe sous le capot.
Il y aurait beaucoup (vraiment beaucoup) d’autres thèmes à aborder, dont chacun a mobilisé les équipes J2S à un moment donné pour d’une part, effectuer des choix pérennes et optimisés, et d’autre part, les mettre en œuvre, les tester et les suivre. Cela sera l’occasion d’autres articles !
Prenez contact avec nous : nous serons ravis d’échanger.
D. Lantier
Business Developer