Dans un précédent article baptisé Construire une offre, étape 1 , nous avons présenté une approche rationnelle pour modéliser les fiches offres selon leur destination : web, mail, RS, catalogue, flyer, balisage, étiquettes, etc.

Ce travail avait permis de mettre en évidence :

• La cartographie des publications ;
• La définition des fiches offres nécessaires ;
• La structure des chartes graphiques des publications ;
• Ce que l’on attend de l’offre en termes d’automatisation, et donc le reste : compléments manuels ou fournis par d’autres logiciels.

Arrivés à ce stade, nous indiquions être prêts pour les étapes suivantes :

• En amont, la connexion aux données source (PIM, DAM, CMS, MDM, Excel) ;
• En aval, la mise en forme automatisée et la publication de ces données.

Aujourd’hui, nous allons examiner comment renseigner les offres. Un prochain article reviendra sur leur publication.
Mais avant d’entrer dans le détail, voici à quoi ressemblent quelques offres très différentes les unes des autres.

Renseigner les offres

Nous disposons donc de la structure des fiches offres, et la question qui se pose maintenant est de savoir comment les renseigner.

Allons-nous devoir créer les offres une par une, éditer chaque zone texte, chercher ou ajouter chaque image dans un DAM et glisser chacune au bon endroit dans l’offre ?

Si n’existe aucune donnée exploitable, c’est bien ce que nous allons devoir faire !

Cela dit, les entreprises disposent en général de données gérées via des fichiers Excel, ou via des solutions plus élaborées telles qu’un PIM, un MDM, un CMS, un ERP, etc. Elles disposent souvent d’images, sous la forme de dossiers ou gérées dans un DAM.

Chez J2S, on parlera de « sources » et de « flux ».

Dans le domaine des produits, les données se présentent souvent sous la forme de références (susceptibles d’être commandées), parfois accompagnées d’une description plus globale (on parle alors en général de produit). Mais cela n’est qu’un cas particulier ; pour un magazine ou un livre, on parlera plutôt de contenus et d’articles, chacun avec ses caractéristiques (catégorie, rubrique, etc.).

Au fond, peu importe ; ce qui importe à ce stade est de relier ces données aux offres, c’est-à-dire de vérifier comment ces données source vont permettre de créer et renseigner nos fiches offres.

A ce stade, on distingue également ce qui sera renseigné automatiquement de ce qui ne le sera pas ; il se peut que nous ne disposions que d’une partie des données, et qu’il reste à associer par exemple des pictos ou des images ou encore les argumentaires ou des prix et disponibilités à l’offre selon le média cible ou sa langue.

Ce distinguo est important : dans certaines situations, les offres sont complètes dès leur création (sous-entendu, toutes les données à publier étaient gérées en amont), et dans ce cas, Simple Workspace agit comme un simple sas d’entrée servant de base à l’automatisation de la ou des publications.

Si des offres peuvent être créées automatiquement, Simple Workspace permet aussi d’en créer, soit ex nihilo (une fiche d’ambiance par ex), soit en regroupant différentes sources (tableau de comparaison entre produits par ex), soit au travers de règles programmées.

Lorsque les données évoluent

Lorsque les offres sont tout ou partie liées à des contenus en amont, les champs concernés sont mis à jours lorsque ces contenus évoluent. Un prochain article traitera les conséquences de ces mises à jour sur les publications en cours.

Pour faire simple, disons qu’avec Simple Workspace une mise à jour revient à mettre à jour les sources, à charge pour les offres d’en refléter les conséquences : c’est ici qu’interviennent les workflows.

A noter que les sources de mise à jour peuvent être multiples, un bon exemple étant celui de données issues du PIM, souvent sans prix ; ces derniers étant importés plus tard à partir d’autres logiciels ou via un simple Excel.

Les offres nous aident à piloter le contenu

Certaines fiches ont peut-être été créées automatiquement via les flux, d’autres ont été créées manuellement, peu importe.

Ce qui nous intéresse est le fait qu’elles ne sont peut-être pas complètes, mais qu’elles peuvent nous aider à renseigner les contenus manquants, voir en piloter la fabrication.

Prenons l’exemple de certaines publications créatives, pour lesquelles les offres existent en amont des prises de vues.

Comme le décrit l’article les étapes du parcours photos , l’offre peut décrire le brief des photos à réaliser. Dès lors, les workflows permettent de prévenir par mail le photographe d’une commande de shoot, de suivre les fiches dont toutes les photos sont renseignées et validées, celles dont les photos ont été retournées mais restent à valider, etc.

Ce que nous venons de décrire pour les photos peut s’appliquer à n’importe quel champ de la fiche offre : on peut suivre celles qui attendent une validation générale (pour être publiées), celles qui attendent un prix, celles qui doivent être traduites pour telle ou telle langue cible, celles qui ont été traduites mais dont la langue maître a été modifiée, etc.

Il serait dommage de ne pas publier des produits sur un site web marchand au motif que toutes les images ne sont pas renseignées, dès lors qu’il en existe suffisamment pour que la fiche soit explicite : une offre même incomplète peut être publiée.

On peut également associer des règles de gestion aux offres pour qu’elles se complètent de manière automatique, un bon exemple étant celui des images : une offre créée va chercher selon son code produit ou ses références ses images dans le DAM, et réciproquement, lorsqu’une image est ajoutée, elle est captée par l’offre selon les mêmes règles. Ce mécanisme peut être totalement transparent, ou activer un workflow de validation pour un contrôle manuel.

Autre point, nous avons évoqué la possibilité de gérer différentes typologies d’offres.

En d’autres termes, on peut choisir de gérer une fiche offre très complète, déclinée en facettes et groupes de données, adaptée à plusieurs médias ou au contraire, typer des fiches dont la structure s’adapte à un contenu et une publication ciblée. Il va de soi que dans ce dernier cas, les offres peuvent communiquer entre elles, c’est-à-dire que la mise à jour d’une offre peut déclencher la mise à jour d’autres offres.

Dans le même esprit, plusieurs bases d’offres différentes peuvent être reliées, un bon exemple étant celui d’agences gérant des produits locaux non référencés par le siège, et ne gérant qu’une partie des produits du siège.

En résumé

En partant de la cible (les publications web, mail, RS, catalogue, flyer, balisage, étiquettes, etc.), nous avons structuré un ou des modèles de fiches baptisées « offres », puis lié ces fiches aux différentes sources susceptibles de les renseigner, mais peut être aussi engagé des travaux manuels pour les compléter, ainsi que passé commande à des partenaires ou sous-traitants tels que des photographes, des traducteurs, ou des fournisseurs pour qu’ils apportent le matériel qui rendra nos offres riches et pertinentes.

Si vous avez regardé cette page et sa vidéo, vous avez également vu que la fiche offre proposait un rendu wysiwyg en temps réel, pour aider les utilisateurs à appréhender leurs modifications au moment où elles sont faites, c’est-à-dire en amont des publications.

En illustrant un panorama assez complet (quoique !) de la gestion de l’offre, nous sommes passés par de nombreux cas de figures, et cela peut paraitre complexe.

Cependant, la gestion de l’offre est vraiment très simple et très rapide à mettre en service pour des publications simples ! Elle peut aussi suivre vos besoins y compris les plus complexes.

Dans un prochain article, nous nous intéresseront à l’exploitation des données de l’offre.

Vous voulez en savoir plus, ou souhaitez une démonstration live ?

Prenez contact avec nous : nous serons ravis d’échanger.

Retrouvez la suite de cet article : Constuire une offre, étape 3 wysiwyg.