N.B. Le client concerné ne souhaite pas être cité. Ne vous précipitez donc pas pour chercher qui peut bien être l’entreprise Ridotto, c’est un nom d’emprunt.

Utilisatrice de longue date de la solution Perigee, celle-ci devenue obsolète, Ridotto a fait le choix judicieux 😉 de J2S et de Simple Workspace. Il s’agit ici d’évoquer les enjeux techniques de la mise en œuvre de Simple Workspace ainsi que la migration de l’ancien outil.

Quel est le besoin ?

• Fournir aux utilisateur·rice·s des outils qui simplifient la fabrication de leurs nombreux catalogues ;
• Centraliser les assets et alimenter le PIM ainsi les sites web marchands.

Cinq thèmes sont détaillés ci-après :

• Comment les offres sont-elles traitées ?
• Comment les assets sont-ils pris en compte ?
• Comment les projets ont-ils été organisés dans Simple Workspace ?
• La gestion de la reprise et de la transition de l’ancien outil vers le nouveau ;
• Pour finir, quels ont été les gains ?

Les offres

Ridotto dispose d’un PIM qui stocke toutes les informations des produits vendus. Mais celui-ci ne contient aucune notion d’offre [1]; la gestion des offres est donc déléguée à Simple Workspace.

À noter que pour ce client, chaque offre est spécifique à un catalogue. Ainsi, l’article mis en avant dans tel support pourra être présenté différemment dans un autre catalogue (autre discours, autres tableaux, etc.).

Des flux quotidiens, du PIM vers Perigee, avaient été mis en place. Il a été décidé de réemployer une partie des flux existants. Pour le reste, de nouvelles mécaniques ont été installées : basées sur un service de messagerie tiers (du type Amazon Web Services, Google Cloud Platform, ou Microsoft Azure), elles permettent une actualisation quasi en temps réel. (Dans le cas des prix et des caractéristiques techniques des produits, on obtient un rendu des pages avec des données à jour, quel que soit le moment de la journée.)

Enfin, dans l’autre sens, un flux permet de remonter au PIM l’indication qu’une référence a été placée dans tel catalogue.

Les assets

La façon dont les assets sont pris en compte est plutôt originale ici [2]. En effet, habituellement, quand un PIM existe, ce dernier gère les assets. Pas ici, c’est donc Simple Workspace qui s’occupe de ce domaine.

C’est la raison pour laquelle un sélecteur spécifique a été fourni et intégré au PIM : cela permet aux utilisateur·rice·s d’affecter des images stockées dans Simple Workspace sans quitter le PIM.

Corollaire de cette situation, c’est Simple Workspace qui alimente en images les sites marchands du client grâce à la diffusion de rendus.

Plus classiquement, les assets sont organisés dans une arborescence. À ce titre, la reprise de Perigee fut aisée puisqu’il a suffi de transférer par FTP ces données.

La reprise et la transition

D’abord, il a été possible d’importer dans Simple Workspace les offres qui avaient été fabriquées dans Perigee, tableaux y compris. (Ce qui évita aux utilisateur·rice·s de les saisir à nouveau, à leur grand soulagement !)

Ensuite, la bascule s’est faite progressivement, catalogue par catalogue. Mieux, pour le big book, une première moitié a continué d’être traitée dans l’ancienne solution tandis que la seconde était prise en charge par Simple Workspace.

En matière de flux, durant la phase où les deux logiciels ont fonctionné de concert, le PIM les alimentait toutes les deux. Du côté des assets, la base de référence étant restée chez Perigee, un flux de mise à jour quotidien a été mis en place vers Simple Workspace.

Quand la fabrication de tous les catalogues a basculé dans Simple Workspace et quand ce dernier a géré le référentiel des assets, Perigee a pu être stoppé !

Dans Simple Workspace

Simple Workspace permet de créer autant de bases d’offres que nécessaire. Il est ainsi tout à fait envisageable d’en avoir une distincte pour chaque support à fabriquer. Cependant, afin d’éviter de devoir dupliquer l’ensemble des données en provenance du PIM dans chaque base, il a été choisi de n’en employer qu’une seule.

La base contient donc les données en provenance du PIM et toutes les offres de tous les supports fabriqués dans Simple Workspace. Possible car Simple MOM, l’application qui gère ces types de fiches, permet nativement d’appliquer un filtre qui ne laisse alors voir que les offres du support en cours. À noter que la question des performances liée à la volumétrie ne pose pas de problème [3]

En ce qui concerne les assets, la mécanique d’héritage [4] permet de partager simplement le DAM entre tous les projets qui en ont besoin.

Quels gains ?

La versatilité de l’outil a permis une mise en place millimétrée : cette qualité a été évoquée plus haut à propos de l’organisation des offres, certains flux historiques ont pu être conservés — gain de temps évident — tout en utilisant des technologies modernes pour d’autres — mise à jour en temps réel —, Simple DAM a été intégré facilement au PIM, aux sites marchands, etc.

Du point de vue de l’usage, disposer d’une solution centralisée et collaborative a tout changé : le chemin de fer est le cœur du dispositif et disposer d’une vue imagée du travail en cours, accessible à tous, a fluidifié spectaculairement les échanges.

Dans le même thème, l’intégration des BU étrangères, qui n’employaient pas Perigee, a été aisée. La facilité d’accès à la solution a d’ailleurs été un gros atout durant le confinent.

Enfin, voici d’autres usages mis en avant sur ce projet :

• La saisie wysiwyg des tableaux de références : un ou plusieurs tableaux, choix des caractéristiques, gestion des tableaux croisés ou inversés, lignes de rupture, lignes de synthèse pour les coloris par exemple, etc. ;
• La reprise du catalogue précédent bien sûr est mise en place. Avec une variante liée à la présence de filiales étrangères : certains supports doivent être traduits ; il s’agit alors de reprendre un catalogue de référence (pages et offres) puis d’injecter les traductions effectuées précédemment ;
• Le paramétrage d’un Simple MOM pour gérer un flux de commande de photos (mise en place effectuée par le client lui-même) ;
• Le lien entre le DAM et la base d’offres qui permet de retrouver un asset en cherchant dans les offres qui l’emploient ;
• Etc.

Et voilà !

Vous voulez en savoir plus, ou souhaitez une démonstration « live » ?

Prenez contact avec nous : nous serons ravis d’échanger.

Jean-Yves Jourdain,
Cofondateur J2S

1- L’offre décrit comment le produit est présenté dans le support : discours, mécanique commerciale, tableaux de références, etc ;

2-Environ 200 000 assets ;

3- Plusieurs dizaines de milliers d’offres et plusieurs centaines de milliers de références ;

4- Dans Simple Workspace, un projet peut hériter des propriétés de ses parents. Dans le cas d’une base d’assets gérée par Simple Workspace, c’est une astuce classique qui permet d’avoir un seul volume de données accessible de tous les projets ;