Comment publier de manière sereine ?

Publier n’est pas neutre. Une publication, quelle qu’elle soit, engage l’entreprise et véhicule son image de marque. Elle est lue par les salariés, les partenaires, les clients, les prospects. Elle poursuit un objectif commercial et/ou informationnel. Elle a un impact et un coût !

C’est pourquoi on souhaite qu’elle soit aussi qualitative que possible. Cependant, les contraintes sont multiples, à commencer par le délai.

Comment publier de manière sereine, quels sont les principaux facteurs de risques ?

Simple Workspace est sans doute la plateforme la plus polyvalente du marché, c’est-à-dire qu’elle est utilisée pour produire des publications très différentes les unes des autres, dans des secteurs d’activité diversifiés, et ce depuis de nombreuses années.

L’expérience acquise a permis d’identifier des facteurs de risques. Nous vous proposons d’en partager quelques-uns, ainsi que les réponses ou suggestions apportées par J2S.

 

La mise en place de la charte graphique

Comment ne pas commencer avec les chartes graphiques ? Elles définissent l’identité graphique d’une publication au travers d’un ensemble de règles et de styles. Ces règles définissent l’aspect visuel, qui dépend lui-même du contenu, et vice et versa.

Une charte graphique mal définie ou ambiguë (au moment d’entrer dans la production des pages) est un facteur de risque qui pèsera sur la qualité et/ou rendra tout le monde nerveux vis-à-vis du délai.

Par conséquent, la charte graphique d’une publication a tout intérêt à être claire et testée avant d’être utilisée dans les pages.

Simple Workspace apporte confort et sécurité, en permettant de tester les chartes graphiques avant et pendant la production, en les appliquant à des jeux de données avec un résultat wysiwyg immédiat.

En dissociant ce qui relève de la définition des styles (InDesign) de l’automatisation des données et leur disposition (J2S Modules), Simple Workspace propose un modèle très puissant pour s’adapter précisément à vos exigences graphiques, clair à mettre en œuvre pour vous permettre l’autonomie, et innovant avec le « responsive print ».

Le piège de l’effet tunnel

Un grand classique connu de tous les projets ; entre le moment de la conception et le rendu visible le temps s’écoule, mais le délai ne change pas, et il ne reste parfois guère de temps pour corriger / ajuster ce qui doit l’être.

C’est pourquoi l’un des objectifs essentiels devrait être de publier les « épreuves » au plus tôt, tant pour appréhender leur pertinence graphique que pour détecter les erreurs dans les données : textes, tableaux, images, etc.

Retourner au plus vite les pages vers les contributeurs les aide à s’impliquer et s’organiser pour gérer ce travail qui vient souvent s’ajouter à un agenda chargé.

Le chemin de fer de Simple Workspace annule tout effet tunnel. Il est partagé en temps réel, sous contrôle d’un workflow. Concrètement, les pages sont montées à très grande vitesse grâce à l’automatisation de la charte graphique, et deviennent immédiatement accessibles aux relecteurs qui sont prévenus et utilisent l’outil d’annotation dans leur browser. S’ils corrigent des données (PIM, CMS, …), le rendu graphique est recalculé dans l’instant pour qu’ils puissent apprécier le résultat de leurs modifications.

Nos clients ayant utilisé auparavant d’autres systèmes d’automatisation nous le disent : la suppression de l’effet tunnel a considérablement fluidifié les échanges entre le studio et les chefs de marchés.

De quoi réduire le délai de fabrication d’une publication !

La qualité des données

Là encore, un grand classique, source de contretemps : l’import des données ou des images ne s’est pas bien passé, une image ou un changement dans le modèle de données a bloqué un import, l’automate de mise en page tombe en erreur, les données ne sont pas à jour, etc.

Difficile de donner quelques conseils pertinents tant le sujet dépend du contexte. Deux certitudes : la qualité des flux de données est un point critique qui doit être adressé pour un fonctionnement régulier et fiable ; le flux doit être entièrement paramétrable, pour s’adapter aisément aux évolutions du modèle des données qui ne manqueront de se produire.

Simple Workspace propose un éventail d’outils très souples pour s’adapter sans acrobaties à votre organisation.

Il ingère les flux à partir de fichiers Excel (ou d’autres formats), ou via ses API. Chaque flux peut être associé à des workflows, tant pour le gérer que pour contrôler la qualité des données. Le modèle de données s’adapte à votre modèle, supporte des caractéristiques variantes selon des familles de produits, construit dynamiquement les nomenclatures et les interfaces graphiques, est multilingue, multi bases, etc.

Les enjeux d’automatisation

Le diable est dans les détails. Lorsqu’on automatise des publications, il est prudent d’établir clairement la frontière entre ce qui est automatisé et ce qui reste dans les mains du maquettiste. Inutile de perdre un temps coûteux à tenter d’automatiser ce qui ne peut l’être ou relève de l’exploit !

Pour les publications entièrement automatisées, le distinguo est à priori aisé : les pages sont produites rapidement (disons, 15 par minute), puis éventuellement finalisées (ex. cadrage d’image) avant le PDF imprimeur.

Attention cependant, une modification de dernière minute des données peut imposer de générer à nouveau les pages, impliquant ainsi un double travail de finalisation au pire moment, c’est-à-dire à la dernière minute ! Il faut alors ne finaliser qu’au dernier moment, ou, beaucoup mieux, disposer de mécanismes de mises à jour tardives.

Pour les publications plus créatives, avec un cycle de vie long, il importe de pouvoir connaitre à tout moment les doubles pages impactées par une modification des données ou des images, et de disposer de mécanismes de mise à jour fiables. Une injection de prix ou de disponibilités issues d’un ERP doit pouvoir se faire en toute sécurité, c’est-à-dire en respectant le travail effectué par les maquettistes avec Adobe InDesign.

Simple Workspace permet de rester serein dans ces situations. Tant qu’elles n’ont pas été retouchées par les maquettistes, les pages sont mis à jour automatiquement. Dans le cas contraire, les mises à jour sont automatisées sous le contrôle du maquettiste.

Le chemin de fer collaboratif

Le chemin de fer est l’outil central. C’est le pivot qui devrait permettre à tous de partager en temps réel les pages des publications au stade des intentions, des maquettes, des relectures, des corrections, des validations, etc.

Mais comment partager un fichier InDesign ? Eh bien, comme cela n’est pas possible, en faisant autant de fichiers que de doubles pages. Et est-ce que chacun dans l’entreprise peut ouvrir un fichier InDesign ? Eh bien, comme la réponse est non, on passe par des PDF. Et comment échanger les PDF ? Eh bien, le mail semble adapté. Et comment gérer le statut des pages et suivre l’avancement ? Eh bien, Excel est là pour cela. Et comment folioter des pages disjointes ? Et comment gérer les index, les renvois ? Et la liste ne s’arrête pas là.

Autant de manipulations, autant de risques d’erreurs qui requièrent l’attention de chacun. Quelle que soit la situation, nous pouvons dire avec certitude que la gestion du chemin de fer est un facteur de risque qui demande réflexion !

En ayant dématérialisé Adobe InDesign, Simple Workspace apporte la sérénité avec un chemin de fer réellement partagé entre tous les acteurs et en temps réel. La gestion des accès concurrents interdit les conflits, le workflow pages régule les accès et synthétise l’état d’avancement d’une publication, l’accès aux pages est instantané. Un outil qui a su rester simple pour tout à la fois produire, éditer, annoter, et accéder aux versions des pages.

Le support et les services

Les outils de publication réduisent les délais de fabrication, et évitent les erreurs de données. Conséquence, la production dépend étroitement de ces outils qui sont assez complexes et mettent en œuvre de nombreuses technologies.

Ensuite, il y a les projets et les équipes qui vous accompagnent dans la mise en œuvre puis dans le support. Disons-le clairement, la qualité, l’expertise, et l’engagement de ces équipes est un facteur clé pour des productions conduites dans la sérénité !

L’équipe J2S est au service de ses clients depuis plus de 20 années. La solution cloud Simple Workspace est utilisée par des clients prestigieux et exigeants, dans des environnement très divers, tant en France qu’à l’étranger. La satisfaction de nos client et la qualité de nos solutions sont notre première préoccupation.

Vous voulez mieux nous connaitre, ou souhaiteriez un aperçu de Simple Workspace ?

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David Lantier
Business Developer