Introduction

Le précédent article “Comment organiser ses données dans Simple Workspace ?” décrit la diversité des scénarios selon lesquels vos données peuvent être organisées en fonction des besoins de vos publications.

Dans cet article, nous vous proposons d’examiner comment alimenter ces données, et les conséquences au travers de quelques cas concrets.

Décrire une base

Il est tout à fait possible d’utiliser Simple Workspace comme une base de données autonome, c’est-à-dire en l’absence de toute connexion avec une base externe.

De manière classique, il faut alors attribuer un nom et un type à chacun des champs de la fiche : texte, texte long, entier, nombre, prix, XML, booléen, image, liste d’images, objet, liste de champs.

Les fiches peuvent avoir différents modèles de données, par exemple pour gérer des caractéristiques différentes selon la nature des fiches. Elles peuvent également regrouper des données issues de plusieurs sources.

Dans le même esprit, les fiches peuvent contenir des caractéristiques variantes.

L’interface dédiée aux administrateurs rend ce paramétrage rapide et simple à réaliser.

Le paramétrage de l’interface utilisateur relève d’un mécanisme similaire : on indique les données à présenter, leur ordre et comment les regrouper.

C’est aussi à ce niveau que l’on peut lier la fiche à un ou plusieurs workflows, et que l’on va préciser les champs qui seraient déclinés (multilingues par exemple). Nous reviendrons dans un prochain article sur la relation entre les fiches et les workflows.

On arrive ainsi très rapidement à une interface opérationnelle, comme cette base qui décrit des “fiches vacances” :

Dès ce moment, il est possible d’utiliser l’interface de Simple Workspace pour éditer des fiches. La partie gauche liste les fiches, la partie droite le détail de la sélection.

Les niveaux de regroupements sont dynamiques, c’est-à-dire qu’il n’a pas été nécessaire de paramétrer quoi que ce soit pour les réaliser, et chaque utilisateur les organise selon ses besoins.

Exemple : regroupement par statut et département (à gauche) et par type et département (à droite). Le nombre de regroupements n’est pas limité.

Nous avons évoqué la possibilité de gérer des champs “image”, “liste d’images” : chaque fiche peut être liée à des assets, et dans ce cas, l’interface les montre comme dans cet exemple :

Avec Simple Workspace, rendre une base de données opérationnelle est vraiment rapide.

Alimentation avec Excel

Vous disposez peut être déjà de votre base sous la forme d’un fichier Excel.

Dans ce cas, Simple Workspace met à votre disposition un “wizard” pour créer une base à partir de votre Excel. Seule contrainte, la première ligne doit indiquer le nom de chaque colonne, qui deviendra le nom de chaque champ.

Vous pouvez importer à partir d’un Excel, ou d’une archive zip contenant l’Excel et un dossier d’images. Dès l’import terminé, une nouvelle base est créée, connectée à ses images, et vous pouvez dès lors l’éditer.

Mise à jour avec Excel

Votre base est en place, et vous souhaitez la mettre à jour à partir d’un Excel (ou CSV, ou XML, peu importe), soit parce que cet Excel est issu d’une autre base de données (typiquement, un PIM ou MDM, ou toute autre source de données), soit parce que vous avez préféré utiliser Excel pour éditer vos données.

Ce fichier Excel peut jouer différents rôles.

Il peut être un simple complément, et dans ce cas, il vient ajouter / modifier des données à votre base. C’est une situation que l’on rencontre souvent lorsqu’il s’agit d’injecter des prix ou des données logistiques (disponibilité en stock, délai de livraison selon différents critères) issus d’un ERP ou d’autres logiciels. Dans ce cas, le fichier injecté n’a besoin que de décrire quelques colonnes : la référence permettant de localiser la ligne source concernée, puis les quelques colonnes à mettre à jour.

Autre possibilité, l’Excel est complet et décrit la totalité de votre base. Dans ce cas, Simple Workspace va analyser le delta entre la base existante et l’Excel, et en déduire les lignes à supprimer, à ajouter et à éditer. Cette option est régulièrement utilisée lorsque Simple Workspace est mis à jour à partir d’une autre base maître.

En utilisation manuelle

A ce stade, on peut déclencher manuellement des imports (et des exports) de fichiers Excel. C’est simple, pratique et très largement utilisé, par exemple lors les phases de développement d’un projet de publication.

Mais toute publication est soumise à des contraintes de dates : date d’envoi à l’imprimeur, date de mise en ligne pour le web marchand, elles-mêmes liées à des contraintes logistiques telles que : l’approvisionnement des stock, les dates de promotions, etc.

En pratique, plus on s’approche des dates limites, plus le travail sur les données s’intensifie : corrections liées aux relectures des épreuves, nouveautés des fournisseurs, dernières images reçues, etc.

Mettre à jour ses données via des imports manuels d’Excel peut rester crédible ou devenir une contrainte selon les situations.

Automatisation

Il est facile de paramétrer Simple Workspace pour qu’il détecte l’arrivée de fichiers (Excel, CSV, XML, JSON) dans des répertoires précis. Avec FTP, ces fichiers peuvent être issus d’autres plateformes logicielles.

De même, les assets peuvent être synchronisé avec plusieurs méthodes : synchronisation de répertoires, téléchargement via URL, voire accès direct à un DAM externe lorsque ses performances le permettent.

Cependant, en fonction de la fréquence de synchronisation (tous les jours par exemple), il existe un décalage entre la modification d’un PIM et la disponibilité de cette donnée coté publication. Si cela devient pénalisant, il faut alors considérer la mise en place d’un connecteur.

Les connecteurs

Simple Workspace dispose de connecteurs préréglés qui permettent de recevoir de manière fluide (proche du temps réel) des flux de données (données produits, données rédactionnelles, assets, etc.) lorsque les données sont gérées dans une autre solution, comme par exemple : GT (Gutenberg Technology), Quable, Stibo Step, Akeneo, et bien d’autres.

Avec un connecteur, les utilisateurs n’ont plus de question à se poser quant à la pertinence des données sur lesquelles ils travaillent, et les workflows orchestrent les conséquences des mises à jour automatisées.

Cela leur permet de corriger une donnée et de vérifier immédiatement les conséquences coté publication ; par exemple, le rendu temps réel d’une fiche produit publiée.

A noter que les connecteurs permettent une granularité très fine, en adressant précisément tout ou partie des données du PIM source, et une cible précise au sein des bases de données publiées côté Simple Workspace.

Une approche générique

Simple Workspace est bien organisé : les méthodes retenues pour alimenter Simple Workspace sont indépendantes des workflows.

Par exemple, une page impactée par une mise à jour le sera quelle que soit la méthode de mise à jour utilisée.

Et les exports ?

Nous avons essentiellement parlé de l’alimentation de Simple Workspace.

Mais bien entendu, Simple Workspace propose à l’export des flux de plusieurs natures (exports de fichiers Excel, CSV, XML, JSON) ou connectés (réseau, API), tant pour les données que pour les images (avec des automates de conversion) que pour les données publiées (Adobe InDesign, PDF, Excel).

C’est ainsi que nombre de nos clients alimentent leurs plateformes web marchandes.

En résumé

Simple Workspace est vraiment très souple.

On peut publier à partir de données éditées localement, se servir d’Excel comme d’une base de données ou comme complément, ou bien encore mettre en place un ou des connecteurs pour automatiser les flux à partir d’une ou plusieurs sources.

Nous recommandons cette option dès lors qu’il s’agit de gérer des publications régulières.

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David Lantier
Business Developer