Dans tout travail d’équipe, les délais de fabrication mettent sous pression les intervenants qui sont au bout de la chaîne de production. Lorsqu’il s’agit de créer une publication graphiquement riche (un journal, un magazine, une réponse à appel d’offres…), ce sont les personnes du studio graphique qui sont sollicitées dans l’urgence pour effectuer les dernières corrections avant de remettre les fichiers à l’imprimeur. Parfois même, les modifications interviennent chez l’imprimeur, mais c’est un tout autre sujet.

Finir dans les temps et pouvoir rentrer chez soi à l’heure devient souvent un rêve !

Une plateforme de production collaborative comme Simple Workspace vous aide à transformer ce rêve en réalité.

Préparer des réponses à AO

Prenons l’exemple d’un client de J2S qui produit ses réponses à appels d’offres avec l’outil de mise en page leader du marché, à savoir InDesign.
Fluidifier la collaboration entre les experts qui maîtrisent le contenu et les créatifs en charge de la mise en forme est un enjeu essentiel. La mise en place d’une plateforme de production comme Simple Workspace dont une des facettes est de structurer les échanges devient une nécessité.

Une seule vérité partagée

Tout d’abord, la plateforme permet de centraliser les documents sur un seul espace pour les présenter à l’ensemble des intervenants autorisés. Objectif : s’assurer que tous les participants travaillent en temps réel sur la version “de vérité” de la publication en évitant la dispersion et la multiplication des fichiers toujours source d’erreur.

L’ouvrage est généralement organisé en sous-parties, chacune présentée sous forme de vignettes de page dans un chemin de fer [1] accessible en ligne. Cette organisation permet par exemple de gérer les accès selon les droits et les rôles des intervenants lorsque les contraintes de confidentialité sont extrêmement sensibles.

Répartir les tâches

Le travail peut alors être distribué selon un workflow plus ou moins complexe qui cherche à paralléliser les tâches le plus possible selon les responsabilités de chacun. Si les aspects graphiques de mise en forme restent du ressort du studio, les chefs de marché et les responsables produits sont en charge du contenu et ont un rôle “d’auteur / rédacteur / correcteur”.

La plateforme structure ainsi les échanges pour accélérer la validation des pages. Les “rédacteurs” peuvent immédiatement réviser les pages maquettées mises à leur disposition par le studio. Les outils permettent de :

* Lancer des fils de discussion sur des points particuliers d’une page préparée par le studio.
* Ajouter des pages à partir d’un référentiel de “fiches modèles” disponible dans la plateforme.
* Effectuer directement les corrections d’auteur en ligne, évitant ainsi au studio une ressaisie avec les risques d’erreur que cela entraîne.
* Valider le contenu des pages avant de renvoyer celles-ci au studio pour le travail de finalisation (réglages des éléments interactifs, sortie des PDF…).
* Restaurer une version antérieure de la page.

Le chemin de fer de Simple Workspace

Les corrections d’auteur en ligne dans Simple Workspace

Tenir les délais en toute sécurité

Le gain de temps tient aussi au fait que les intervenants doivent savoir clairement ce qu’ils ont à faire et pour quelle date. C’est l’intérêt du Dashboard qui scrute tous les projets en tenant compte des droits de chaque utilisateur pour permettre un accès rapide et direct aux travaux en cours.

En conclusion, dans un contexte de production de documents graphiquement riches, il s’agit de travailler à réduire au maximum les tâches sans valeur ajoutée du cycle de relecture. Si vous aussi, vous souhaitez donner plus de confort de travail à vos collaborateurs et leur permettre de finir à l’heure, contactez-nous pour que nous regardions ensemble comment notre expertise associée à Simple Workspace peut vous aider !

PS : Pour finir dans les temps, nous vous invitons à consulter l’article sur les possibilités d’automatiser votre production.

Richard Loubéjac,
Cofondateur de J2S

 

1- : Un chemin de fer est une représentation page à page de la publication. Il y a quelques années, malgré l’utilisation d’un chemin de fer logiciel, les pages du magazine Le Point étaient tout de même imprimées et affichées au mur de la rédaction pour que tout le monde puisse voir l’avancement de la production. La pratique perdure-t-elle encore ?