Grandes et petites histoires autour de l’automatisation de la mise en page

Après qu’homo sapiens ait inventé l’agriculture¹, il se rendit rapidement compte qu’il était compliqué de se fier uniquement à sa mémoire. En effet, les échanges se multipliant, comment faire pour tenir ses comptes à jour ? C’est ainsi qu’est née l’écriture. Nous avons écrit sur des tablettes de cire, sur des papyrus ², voire des rouleaux de parchemin. Très vite, il ne s’agit plus seulement de gérer sa compatibilité, mais d’écrire aussi des histoires. La même personne tient tous les rôles : l’auteur met en page son propre texte ; et pour le diffuser, il faut recopier, recopier, recopier³…

L’invention du papier puis l’utilisation des caractères mobiles donnèrent naissance à l’imprimerie : ceux-ci existaient déjà en Chine, mais, en Europe, c’est un certain Gutenberg qui mit au point la technique industrielle. Nous sommes au XIVe siècle. Il fallait bien trouver un moyen de diminuer les coûts de la fabrication des livres ! Les producteur·rices de contenu donnaient leur travail à la composition et à la mise en page en vue de l’imprimer. Quand on tenait un livre entre ses mains à l’époque, il était difficile d’imaginer tous les métiers qu’il avait été nécessaire de maîtriser pour aboutir à cet objet…

Mille sabords ! Fin du XXe siècle déboule l’informatique et l’invention de la PAO. Avec un ordinateur et des logiciels, je peux alors fabriquer mon contenu, je peux le mettre en page et je peux même imprimer moi-même ! Quelle révolution ! PostScript, LaserWriter, PageMaker : voilà le nom des premiers coupables ! Mais ils ont eu de nombreux complices depuis. Plus besoin de tous ces métiers, seul, je peux travailler le fond et la forme…

Le fond, la forme et l’automatisation

…ou pas. Car séparer la forme du fond permet de se répartir le travail. Nécessité quand la mise en forme doit être sous-traitée, comme à l’époque de Gutenberg. Opportunité maintenant que la mise en forme peut être automatisée. Ce qui procure un certain nombre d’avantages :

• se partager le travail permet de s’organiser différemment : grâce à l’automatisation, plutôt que d’attendre que le contenu soit disponible, il est ainsi possible de travailler la mise en forme en parallèle (la mise à jour se fera toute seule) ;
• l’automatisation fait gagner du temps au moment de la phase de mise en forme ; d’ailleurs, l’automatisation peut être indispensable quand le volume de données à mettre en page est trop important (catalogues personnalisés, etc.) ;
• l’automatisation rend accessible la mise en page aux personnes qui n’ont ni les compétences ni les outils (génération clé en main de fiches marketing, etc.) ;
• l’automatisation, et donc la séparation de la forme et du contenu, rend celui-ci indépendant, ce qui permet de l’exploiter dans d’autres contextes (autres canaux par exemple) ;
• enfin, l’automatisation permet de produire un résultat plus qualitatif : le risque d’erreurs est moindre et le résultat est forcément plus régulier⁴.

La séparation du fond et de la forme associée à l’automatisation permettent de se focaliser sur le fond tout en ayant un aperçu immédiat du résultat mis en page. C’est ainsi que Simple Workspace combine les avantages du WYSIWYM (What You See Is What You Mean)⁵et du WYSIWYG (What You See Is What You Get)⁶:

• d’un côté, la gestion des données de Simple Workspace permet de se focaliser sur le contenu⁷, sans se préoccuper de la mise en forme ; en effet, celle-ci pourra être prise en charge par l’automatisation ;
• d’un autre côté, quand je travaille sur ma page, je vois exactement ce qui sera imprimé : car l’automatisation est basée sur les mêmes outils que ceux qui seront employés pour la génération du PDF.

Hum ! Je vous vois déjà en train d’échafauder toutes sortes de plans, dans lesquels tous vos supports seront automatisés en un tour de main. Possible, mais attention…

Le jeu de l’automatisation

…automatiser une mise en page, c’est maîtriser la science du compromis. Je vous explique.

La sainte patronne des intégrateur·rice·s Simple Workspace⁸ est toujours représentée avec quatre entités : les données, la charte — sa complexité et sa souplesse —, les compétences de l’équipe et le temps. Pour illustrer la question, je vous propose le jeu suivant : vous pouvez poser un à vingt jetons sur chaque entité. Commençons !

• Les données : les données sont le carburant de l’automatisation ; plus celles-ci seront de bonne qualité, plus loin pourra aller le robot ; posez vingt jetons si toutes les données sont bien là sans erreur, dans le cas contraire, diminuez la quantité ;
• La complexité de la charte et sa souplesse : si la charte est complexe, non documentée, figée, jouez peu de jetons ; si la charte est simple ou s’il est possible de l’ajuster, augmentez !
• Les compétences : vous avez sous la main une équipe de techniciens·nes rompu·e·s à cet exercice, tapis, vingt jetons⁹, sinon…
• Le temps (et donc l’argent) : voilà le juge de paix ; de combien de temps dispose-t-on avant la première production ? ai-je le temps de corriger manuellement mes données ? pourrai-je finaliser ma mise en page à la main ? alors, combien de jetons ?

C’est l’heure du bilan : combien de jetons avez-vous posés en tout ? Au moins quarante, la moyenne ? Si oui, vous pouvez automatiser sans trop de difficultés. Moins, il va falloir faire des choix : disposer de données de meilleure qualité, simplifier la charte, faire appel à une autre équipe, ou trouver du temps…

Voilà. Séparer la forme du fond est donc une bonne idée, non ? Mais l’un n’existe pas sans l’autre : « La forme, c’est le fond qui remonte à la surface. » disait Victor Hugo.

 

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Vous le voyez, nous sommes des experts de ce sujet : quelle que soit votre situation, nous pouvons vous aider. Contactez-nous : nous serons ravis d’échanger.

 

Jean-Yves Jourdain,
Cofondateur de J2S