Introduction
Studio (M) Publishing a grandi et évolué avec l’Imprimerie Mordacq. Durant cette évolution, la société a senti la nécessité de proposer un service complémentaire à l’impression : la conception graphique. Ce pôle est né de l’instinct d’observation d’une structure à l’écoute de ses clients, soucieuse de toujours proposer le meilleur.
Studio (M) a évolué dans un contexte d’effervescence et de partage, bercé par les nouveaux courants graphiques et les nouvelles technologies. Ce pôle est aujourd’hui capable de proposer une équipe pluridisciplinaire, polyvalente, curieuse de son environnement et des évolutions qui font la richesse de la communication d’aujourd’hui.
Disposant d’une réelle expérience en « outils de publication », Studio (M) savait exactement ce qu’il souhaitait, et a décidé d’adopter la solution Simple Workspace après un examen minutieux.
Toute démarche d’achat repose sur deux clés : l’envie et la confiance.
Les possibilités et la flexibilité du logiciel ont donné envie à Studio (M) de se doter de l’outil au profit de ses équipes et de ses clients. Quant à la confiance, elle est née au travers des échanges entre Studio (M) et J2S et s’est renforcée au démarrage du projet.
Un projet ambitieux
Le projet a été décomposé en 3 phases.
La première phase vise à ce que les clients de Studio (M) puissent valider des BAT en ligne à partir de documents Adobe InDesign existants.
La seconde phase s’ouvre sur la publication automatisée : gérer les données des clients (et leurs mises à jour successives) et créer des pages à partir de ces données.
La dernière phase concerne l’automatisation intégrale des publications qui s’y prêtent.
BAT en ligne
Pour une première mise en œuvre, cette phase a été l’occasion pour les équipes Studio (M) de travailler avec les équipes J2S, d’appréhender l’outil et son paramétrage, notamment l’organisation des dossiers clients et l’organisation des workflows et des droits. En d’autres termes, de construire des fondations solides et maitrisées au profit des phases suivantes, soit la mise en œuvre des phases suivantes : formation, exercices et tests, pilote interne, puis première mise en production avec accompagnement.
La notion de BAT en ligne utilise le chemin de fer web de la solution Simple Workspace : on télécharge un assemblage InDesign, et dès lors le document est visible dans un browser. Le client comme le studio y ont accès.
Le client et le studio peuvent alors engager un cycle de relectures et corrections, les uns et les autres étant prévenus par mail des changements d’étapes. Pour tous, fini les PDF : les pages sont directement accessibles dans un browser via le lien fourni par le mail, et elles peuvent être relues et annotées (clients), récupérées et éditées (studio), et enfin validées.
Studio (M) n’a pas qu’un client, et chaque client ne traite pas qu’un dossier ! Les dossiers de travail, les workflows et les droits et rôles ont été minutieusement pensés pour accueillir autant de nouveaux dossiers et de nouveaux clients que nécessaire.
Chaque client peut accéder à la plateforme pour y déposer des fichiers : un complément Excel, des images, etc. En fait, chaque client dispose d’un DAM dédié, déjà utile et qui le sera encore plus dans les phases suivantes.
Un dernier mot à propos des tests : ils ont été rigoureux. En effet, avec ce portail, clients et équipes internes collaborent en utilisant un outil qui doit être irréprochable.
Données et automatisation
La seconde phase met en oeuvre la connexion entre les données et les pages. En quelques mots, il s’agit de pouvoir proposer aux clients de confier des données à Studio (M), au bénéfice de la création de pages. On évite ainsi les erreurs de saisies, et on accélère la vitesse de création des pages.
Simple Workspace propose plusieurs méthodes pour gérer les données.
Elles peuvent être simplement envoyées comme des fichiers (Excel, archives zip pour les images par exemple), elles peuvent également être éditées avec Simple Workspace (Simple MOM, Simple DAM), mais aussi être connectées au système d’information du client. Quelle que soit la méthode utilisée, les données peuvent évoluer et impacter les pages en cours de production.
Un bon exemple est celui d’une correction désormais faite dans les données lors d’une relecture au stade BAT : le client peut désormais intervenir dans son document en cours de production.
La mise en œuvre de l’automatisation met en œuvre les « modules J2S », un outil qui décrit les règles de prise en charge d’une charte graphique pour créer et disposer les boites graphiques dans Adobe InDesign. Cette seconde phase a aussi pour objectif que les équipes Studio (M) soient parfaitement autonomes pour maitriser ces outils.
A cette étape, Studio (M) peut utiliser un outil unique pour tout à la fois produire rapidement des documents et partager leur relectures et validations avec les clients, et reste libre de gérer les données comme ses clients le souhaitent.
Automatisation intégrale
La dernière phase ne vise plus à produire des pages, mais des documents intégralement automatisés par les données.
L’automatisation permet de produire rapidement : un clic et 10 minutes plus tard, un catalogue de 200 pages est disponible ! Désormais, ce sont les données qui pilotent la fabrication et non plus des utilisateurs qui choisissent où placer les produits dans les pages.
Cette phase est assez proche de la précédente, mais demande une grande précision : tout repose sur la qualité des données et la qualité du paramétrage des modules. De plus, la vitesse permet de produire les pages au dernier moment (sans pour autant abandonner les cycles de relectures lorsque le document est destiné à être imprimé), et donc, on repose entièrement sur les automatismes.
Et le futur ?
Au travers de ces trois phases, Studio (M) maîtrise un outil global capable de répondre à des besoins clients très diversifiés, avec un double objectif : pouvoir répondre aux demandes, mais aussi être autonome vis-à-vis de l’outil pour aborder de nouveaux clients.
Au-delà, nul doute que cette maitrise de l’automatisation ouvre le champ des possibles !
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David Lantier
Business Developer