La communication au coeur de la gestion de projets
Quels que soient les nouveaux outils informatiques, quelles que soient les nouvelles méthodes de gestion de projets qui émergent, quoi que l’on fasse, nous restons des êtres humains. Et faire d’un projet un succès impliquera toujours de faire travailler sereinement des personnes de chair et d’os.

Ce contexte établi, voilà un petit pot-pourri de problèmes 😡 rencontrés dans la gestion de projets… et de leurs solutions 😀 ! Car il y a toujours des solutions [1].

Le « deadlock »

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Je me demande parfois comment nous gérions les projets quand nous n’avions pas les outils informatiques d’aujourd’hui. Imaginez une période de confinement sans logiciel de visioconférence ! Je ne parlerai même pas de la période où il n’y avait pas Internet. J’étais déjà éditeur de logiciel à cette époque-là et dans mes souvenirs, tout passait par le téléphone pour le support (ou le fax ?). (Oui, je suis un dinosaure de l’informatique ; d’ailleurs, pour ma fille, je suis un dinosaure tout court !) Bref. Aujourd’hui, nous utilisons toutes sortes d’outils performants (ce qui est nettement mieux qu’avant), et j’en viens au sujet…

Un ticket a été émis par le client, nous validons sous réserve d’une précision dont nous avons besoin pour avancer. Le client ne retient que la validation et oublie qu’il doit nous donner des éléments. Et les deux équipes s’attendent. D’où le « deadlock ». Évidemment, arrive le moment où quelqu’un se réveille et c’est l’incompréhension. (Voir plus loin « La mauvaise foi universelle ».)

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On voit que dans cet exemple, le problème aura été d’émettre deux messages en même temps : oui, mais. En conclusion, les outils informatiques, c’est bien, mais il est parfois utile de se parler directement.

Le syndrome du cloisonnement

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Autre situation : le service marketing de notre client décide de changer la charte de son catalogue. Il fait appel à une agence. Des échanges ont lieu et une magnifique charte est validée. Le service marketing avertit son studio et souhaite que la nouvelle charte soit utilisée pour le prochain catalogue ; bien sûr, le studio s’étonne, mais le service marketing garantit que les changements sont mineurs (sic). Le studio nous contacte pour nous demander si on peut les aider à intégrer cette charte rapidement. Et, évidemment, en analysant la charte, on découvre des complexités qui rendent la mise en œuvre de l’automatisation difficile en peu de temps (pas si mineurs que cela les changements en fin de compte).

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C’est un grand classique : c’est pour cela que nous préconisons d’inclure à l’équipe qui travaille sur la charte les personnes en charge de l’intégrer dans Simple Workspace. Cela permet d’ajuster en direct les idées des créatifs en tenant compte des contraintes d’automatisation.

La mauvaise foi universelle

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Mauvaise humeur, mauvais état d’esprit, mauvaise foi, etc. sont des attitudes qui rendent la conduite du projet très difficile.

Quand on en est là, il n’y a pas trente-six mille solutions. Il faut tous se mettre autour de la table et se dire les choses.

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Voilà ce que nous essayons de défendre chez J2S : essayer de se mettre à la place de l’autre. Et idéalement, que l’autre se mette aussi à notre place ! De mon point de vue, quand deux équipes doivent travailler ensemble, le seul gagnant potentiel ne peut être que le projet. Et quand les deux équipes travaillent pour le projet, il n’y a plus qu’une seule équipe.

« Je te l’avais pourtant bien dit ! »

🗣 🆚 ✍️

Quelques phrases entendues après une livraison :

  • « Mais ce n’est pas du tout ce que j’avais demandé ! »
  • « OK pour la nouvelle fonctionnalité, mais pour le reste, cela devait fonctionner comme avant ! »
  • « OK, vous avez fait ce travail pour telle BU, mais je vous avais dit qu’il fallait généraliser à tout le monde. »

Là aussi, c’est un grand classique : le besoin n’a pas été correctement décrit ou n’a pas été validé par les deux parties. D’ailleurs, ce n’est pas parce qu’on a parlé qu’on est entendu. Il faut le valider auprès de notre interlocuteur !

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Et même si c’est très urgent, il faut accorder à cette phase de formalisation une attention toute particulière… On découvrira que le temps passé à cette étape sera largement gagné par la suite. Un cahier des charges clair évite donc aux équipes les ambiguïtés et permet à toutes et à tous d’aller dans le même sens.

Je pourrais continuer longtemps sur ce sujet. (C’est l’avantage de l’expérience.) On le comprend aisément, la gestion de projet est avant tout une affaire de communication. Oui, il faut savoir s’organiser et organiser, écrire des CR, faire des plannings, utiliser les outils, etc. Mais c’est la communication qui fera le liant.

Vous voulez en savoir plus ? Contactez-nous : nous serons ravis d’échanger.

1- “S’il n’y a pas de solution, c’est qu’il n’y a pas de problème.” disaient les Shadoks de Jacques Rouxel.