La notion de flux de travail (workflow en anglais) recouvre de nombreuses notions et mises en œuvre différentes, aussi n’est-il pas toujours aisé de savoir précisément de quoi on parle lorsque ce mot est utilisé – même si le sens général reste clair.

Pour cet article, nous vous proposons d’illustrer ce que les workflows apportent aux utilisateurs de Simple Workspace et pourquoi il sont au cœur de la solution.

Dès lors qu’on parle de données partagées entre métiers et organisations via le web, un (des) workflow adapté devient vite indispensable pour orchestrer et sécuriser les flux.

Qu’entend-on par workflow adapté, tout au moins dans le contexte de Simple Workspace ?

Nous identifions trois attentes du point de vue des utilisateurs

Tout d’abord, des interfaces qui aident chaque utilisateur à bien comprendre les flux en cours dans une catégorie : par exemple, statut des pages dans un chemin de fer, produits qui attendent une image, etc.

Ensuite, les actions qu’ils peuvent engager ou qui leur ont été confiées pour faire progresser le flux dans leur périmètre : par exemple, réaliser une traduction, valider une présentation produit, finaliser une page, etc.

Et enfin, un outil de synthèse pour voir d’un coup d’œil où en sont les différents projets auxquels ils contribuent : ce qui est en retard, à faire, à venir.

Workflows et droits : une interaction constante

La gestion des droits est omniprésente, et ne se résume pas à restreindre les accès aux données. Elle est aussi l’une des clés pour rendre les interfaces évidentes et simples.

Pour commencer, Simple Workspace ne présente à chaque utilisateur que les applications autorisées au sein de chaque projet, et bien entendu, ne présente que les projets accessibles. Par exemple, un utilisateur n’ayant pas le droit d’administrer les utilisateurs ou de paramétrer un workflow ne verra pas ces applications ou options.

On entre ensuite réellement au cœur des workflows, qui vont interagir selon la nature des objets et des actions qu’ils prennent en charge.

Typiquement, une page « en relecture » ne peut être modifiée par un maquettiste tant que le relecteur ne l’aura renvoyée « en correction » après l’avoir annotée, ou décidé qu’elle est « validée », ce qui la rend non modifiable. De plus, le cycle « en relecture, en correction » peut se répéter plusieurs fois. Les workflows comptent ces allers-retours et leurs conséquences, notamment l’archivage des notes à chaque cycle pour éviter de rendre les pages… illisibles ! Et seuls les utilisateurs ayant le droit de réinitialiser le statut d’une page pourront la remettre dans le circuit.

Autre exemple, l’option « validée » d’une fiche produit ne pourra être activée que lorsque la fiche aura reçu toutes ses images définies comme requises. Ou encore, une fiche déclinée en allemand ne pourra l’être qu’après avoir été traduite.

On le voit, les actions ne se résument pas à un simple changement d’état, mais traduisent les flux métier, qu’ils soient simples ou complexes.

Workflows paramétrables ?

Avec Simple Workspace, ces interactions sont paramétrées : c’est le rôle des workflows.

Ce paramétrage n’est pas anodin : il conditionne les flux adaptés aux objets métiers et aux organisations. En retour, il offre une souplesse incroyable pour coller aux besoins via les groupes et rôles utilisateurs.

Pour éviter de tout reprendre à zéro à chaque implémentation, Simple Workspace propose des modèles de workflows issus de notre expérience dans des situations très variées : gestion de chemins de fer avec validations multiples, inclusion de chemin de fer dans un autre chemin de fer, traductions de pages, traduction de fiches, modifications de flux produits déjà mis en page, production de PDF imprimeur, etc.

En outre, certaines entreprises ont besoin de workflows différents selon les projets qu’elles traitent : le suivi des pages d’un catalogue entièrement automatisé diffère du suivi des pages d’un catalogue créatif plus manuel, qui lui-même n’a rien à voir avec la production d’affiches pour le balisage d’un lieu de vente, etc.

C’est pourquoi Simple Workspace permet d’associer à chaque projet des workflows différents.

Exemple de workflow dans Simple Workspace

Et les alertes ?

Qui dit workflow dit alerte. Simple Workspace propose l’envoi de mail lorsque des objets changent d’état (en évitant cependant d’envoyer un mail pour chaque changement !). Nous sommes dans l’univers du web : les mails contiennent les liens qui permettent d’accéder directement à l’objet concerné par un simple clic.

De même, l’interface de chaque utilisateur propose un accès rapide au « dashboard » : le résumé de sa « todolist ».

Il y aurait encore tant à dire sur les workflows ! J’espère que ce bref article vous aura montré leur importance pour des projets réussis, et convaincu de leur rôle central dans Simple Workspace.

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David Lantier
Business Developer