Publier Excel ? C’est possible !

Introduction

Simple Workspace est désormais capable de produire des documents Microsoft®  Excel® à partir de modèles… Excel®.

Un petit retour en arrière s’impose pour situer le contexte et les usages !

Simple Workspace est connu pour gérer et fabriquer des documents InDesign/PDF à partir de sources de données diverses : catalogues industriels, catalogues créatifs, flyers, affiches, étiquettes, bannières web, mail, brochures, etc.

Ses capacités de mise en page couvrent des besoins très différents. Par exemple, la fabrication d’un catalogue créatif maquetté avec des flux d’images d’intention destinées au web et au papier est très différente de la fabrication d’un catalogue industriel entièrement automatisé.

La flexibilité, la vitesse et le niveau d’automatisation ont commencé à intéresser les services commerciaux. En effet, Simple Workspace permet à tout un chacun de produire à la volée des documents PDF de belle qualité à partir d’une simple sélection de produits.

Pourquoi dès lors se priver d’envoyer à ses clients et prospects des devis ou propositions accompagnées d’un catalogue PDF personnalisé décrivant les produits proposés, dans la bonne langue et en profitant de l’effort de l’entreprise à décrire ses produits ?

Ou bien encore, de produire des catalogues spécialisés par grand compte ? C’est ainsi que Simple Workspace est utilisé pour fabriquer des catalogues dédiés aux clients de nos clients.

Il est en outre vite apparu que mettre à disposition la donnée produit auprès des commerciaux engageait un cercle vertueux à propos de la qualité des données : en général, un commercial est très sensible à la qualité de l’information communiquée à un client ou un prospect !

Un cran plus loin

Cette démarche est un succès. Nos clients apprécient la possibilité de générer en quelques clics des catalogues qui mettent en valeur leur offre, leurs clients apprécient disposer d’une information fiable et précise, le département marketing apprécie que l’identité visuelle soit diffusée de manière systématique. Tous apprécient la fluidité générale du processus.

Mais… les services achat ont posé la question de savoir s’il était possible de disposer de ces données sous la forme de grilles Excel, en sus des catalogues PDF.

Plus précisément, ils souhaitent disposer de grilles selon leur format, parce qu’ils en disposent déjà et que leur format correspond à leurs usages :

  • import dans une base de données ;
  • comparaisons entre grilles ;
  • comparaisons de caractéristiques précises ;
  • simulations tarifaires ;
  • calculs liés au transport ou au colisage, etc.

Nos clients se sont donc retrouvés dans la situation de produire autant de grilles Excel différentes que de besoins exprimés par leurs clients.

Excel

Si l’on prend un peu de hauteur, le paradigme entre la production de catalogues PDF et de grilles Excel® ne change guère :

  • à partir d’une ou plusieurs sources de données (PIM, MDM, DAM) ;
  • sélectionner une collection de références (à publier) ;
  • produire des documents (InDesign, PDF) ou (Excel) ;
  • dont la mise en page repose sur une charte graphique et ses règles.

C’est ainsi que Simple Workspace permet désormais de définir ce que nous avons baptisé un “modèle Excel” (l’équivalent d’une charte graphique InDesign et ses règles) pour produire des documents Excel® selon le modèle et renseignés avec les données sélectionnées.

Principe

Simple Workspace peut stocker autant de modèles Excel® que souhaité.

Ces modèles sont “libres” : ils peuvent être librement organisés, avec des styles, et contenir des formules et des macros.

Pour en faire des modèles actifs, il suffit d’indiquer les cellules dont le contenu est à remplacer, soit par des données issues des produits (champs, images, etc.), soit par des données contextuelles. Reste à paramétrer la ou les plages de cellules à répéter pour chaque produit, et la direction du remplissage. Simple et rapide !

Sur cette base, le moteur Simple Workspace restitue un document automatiquement renseigné par les données soumises.

Usages

L’usage le plus évident est lié à la diversité des modèles que Simple Workspace peut gérer.

Il devient ainsi possible de demander à vos clients de fournir leur modèle Excel®, puis de les paramétrer (rapidement) pour leur restituer de manière répétitive des documents Excel renseignés par des collections de produits selon les données du PIM.

Le modèle peut être riche ou complexe, c’est-à-dire contenir des formules de calcul voire des macros, permettant ainsi des restituer la collection de produits dans l’environnement Excel® souhaité. Le document restitué peut contenir des images ; à ce propos, Simple Workspace est aussi un puissant DAM, dont les capacités sont mises à contribution par le moteur Excel® pour faire en sorte d’éviter les problèmes d’images et réduire leur taille.

Bien évidemment, une même demande peut produire tout à la fois un document Excel, mais également un catalogue PDF : idéal pour accompagner une proposition, qu’il s’agisse d’un devis ou d’une collection.

Vous travaillez à l’international avec des données multilingues ? Simple Workspace permet de produire des documents Excel® dans une langue cible, tant les données que les titres des colonnes par exemple.

Nous avons fait le tour de la mécanique générale, reste à savoir comment déclencher la génération de documents Excel et/ou PDF.

Pour une demande ponctuelle, Simple Workspace propose un formulaire (paramétrable) qu’il suffit de renseigner (par exemple, choix de la langue, ou du tarif) pour déclencher la production du ou des documents. La génération peut être aussi déclenchée par une solution logicielle tierce.

La récupération des documents est également paramétrable à l’envi : récupération des fichiers sur son poste de travail, ou récupération d’une URL donnant accès aux documents, ou encore génération d’un mail contenant les liens, ou restitution au travers d’une solution tierce.

On peut imaginer d’autres usages, comme par exemple produire la liste des produits ou références utilisées dans une publication, quelle qu’elle soit.

Simple Workspace ne cesse d’évoluer !

 

Vous voulez en savoir plus, ou souhaitez une démonstration live ? Prenez contact avec nous : nous serons ravis d’échanger.

David Lantier
Business Developer