L’automatisation de la mise en page nécessite des données de qualité ; le contexte de la fabrication d’un document imprimé est un cas fréquent d’industrialisation de la saisie de fiches. Mais parfois, la fiche elle-même est l’objectif : par exemple, quand il s’agit de saisir en masse des descriptions de produits en vue de leur emploi sur des sites WEB [1].

Quels sont les enjeux de ces besoins ?

1. L’agrégation

Quasi systématiquement, la priorité va être d’importer des données. Celles-ci peuvent se présenter sous différentes formes, par exemple :

  • Un fichier Excel pour les références ;
  • Un autre fichier pour les prix ;
  • Un dossier qui contient les images ;
  • Un PIM duquel il va falloir tirer un fil ;
  • Ou une combinaison de ces possibilités.

Au-delà de l’importation, il est ensuite souvent nécessaire de lier les données entre elles : associer les références à la fiche, lier les images et les nommer (pictogramme de la marque, image de plein pied, détail, etc.).

L’application Simple MOM intégrée à Simple Workspace supporte tous ces cas d’usage, de l’importation automatique ou manuelle de fichiers au lien à une messagerie applicative — type Azure ou AWS — permettant des liaisons « temps réel ». Elle permet ensuite le regroupement automatique des références sous les bonnes offres.

2. Le découpage en tâches

Beaucoup de métiers entrent en actions :

  • Le chef de marché va concevoir les tableaux de ses offres ;
  • Le rédacteur et le traducteur vont… rédiger et traduire [2] ;
  • Le photographe affectera ses images aux bons champs (plein pied, détail, etc.)
  • Le responsable validera le travail ;
  • Etc.

Et l’on devine que chaque rôle a des besoins différents : ainsi, le photographe ne sera concerné que par quelques champs…

Le grand nombre de fiches à saisir multiplié par le nombre d’actions à effectuer impose des outils qui permettent d’organiser les multiples tâches.

Les flux de travail (« workflows ») sont au cœur de Simple MOM [3]. Pour chaque type de fiche, il peut exister plusieurs flux qui décriront les différentes étapes de l’élaboration de l’enregistrement. Et pour chaque étape pourront être définies des vues, des actions et des droits spécifiques. Facile donc de proposer un flux dédié au photographe (et uniquement pour lui grâce aux droits) qui ne présentera que les champs qui le concernent, un flux dédié au traducteur, etc. (Au sujet de ces flux, voir l’article Flux de travail, quésaco ? de David Lantier.)

3. La fabrication

Maintenant que toutes ces tâches existent, il faut les accomplir !

D’où le besoin de les orchestrer : par exemple en montrant à un opérateur la liste des tâches qu’il doit effectuer ou en permettant à un gestionnaire de suivre l’évolution du travail.

Puis vient le besoin d’outils : l’automatisation est le principal allié car elle permet de diminuer le nombre des actions ; mais, quand vient le travail manuel, il faut disposer d’instruments efficaces.

Simple Workspace est une solution conçue pour la production. Simple MOM n’est pas en reste et intègre en standard la mémoire de traduction, les regroupements automatiques, les champs calculés, l’édition simultanée de plusieurs fiches, l’exportation et l’importation vers Excel des traductions, etc. De plus l’application est complètement compatible avec Simple Dashboard [3].

4. La diffusion

Enfin, quand le travail est terminé, il faut pouvoir l’exploiter rapidement : par exemple, en exportant la fiche au format PDF après l’avoir mise en page automatiquement, ou bien, plus simplement, en l’exportant vers des outils tiers dans un format brut.

Ce que Simple MOM peut faire en entrée, il peut le faire en sortie et autorise toutes les liaisons possibles. Et l’application supporte les outils d’automatisation de mise en page de J2S ce qui permet de directement obtenir un PDF sans changer d’écran.

 

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Jean-Yves Jourdain,
Cofondateur de J2S

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