En quelques mots
Permettre à tout utilisateur d’utiliser le matériel marketing revient à lui permettre de piloter l’usine qui va réaliser des documents PDF, Excel ou InDesign, selon des données et des paramètres variables.
Pour cela, Simple Workspace met à disposition un « formulaire de demande », qui permet de choisir un ou des modèles, ainsi que les paramètres requis par ces modèles.
Lorsqu’il est activé, ce formulaire « met en route l’usine », qui automatise la fabrication des documents et sans laquelle une demande ne saurait être exécutée. Cet article rappelle quelques-unes des briques nécessaires.
Ensuite, un exemple d’utilisation réel est décrit après une bref détour par le processus de génération des formulaires, préalable aux demandes réelles.
Les briques
La plateforme cloud Simple Workspace permet d’automatiser la fabrication de pages Adobe InDesign, c’est-à-dire :
- De créer une représentation graphique (des « pages et des boites Adobe InDesign ») à partir de données, d’une charte graphique, et d’un ensemble de règles (les modules) ;
- Et de « dématérialiser » Adobe InDesign, permettant ainsi aux maquettistes de travailler ensemble sur un même chemin de fer ;
- Le multilinguisme et les outils de traduction ;
- Les workflows, qui régulent et sécurisent l’activité au cœur de la plateforme ;
- La gestion de l’offre, véritable couteau suisse capable de s’adapter à vos données et à vos flux en amont lorsqu’ils existent ;
- La production de documents Excel en sus des PDF et de InDesign.
Automatiser une publication reste une expression très imprécise !
- S’agit-il d’appuyer sur un bouton pour générer des centaines de pages prêtes à être imprimées ?
- Ou s’agit-il de glisser des produits dans des pages pour les voir se présenter selon la charte graphique ?
- Peut-on éditer manuellement ce qui a été généré ? Avec InDesign ?
- Les données peuvent-elles évoluer alors que la publication est en cours ?
- Que se passe-t-il lorsqu’une donnée change et qu’un maquettiste a modifié la page ?
- Comment traiter les textes longs qui coulent sur plusieurs pages ?
Simple Workspace adresse tous ces points, et bien d’autres, et tout ou partie de ces fonctions sont utilisées au moment où « l’usine reçoit une demande de travail ».
Plateforme générale
Simple Workspace est donc une plateforme générale capable d’appréhender n’importe quel flux de donnée pour produire des magazines, des catalogues, des étiquettes, etc. selon des processus adaptés aux métiers concernés : les métiers de la communication.
D’autres catégories d’utilisateurs souhaitent profiter de la plateforme pour produire des documents de manière très automatisée, typiquement Excel et PDF.
Un bon exemple est celui des commerciaux (ou agences ou franchisés), qui ont besoin de relayer une information précise et validée auprès de leurs interlocuteurs. Par exemple pour accompagner un devis d’un « micro catalogue » PDF décrivant les références ou produits proposés, avec quelques options de présentation.
A la différence des utilisateurs dédiés à la fabrication de publications qui maitrisent les outils, on parle ici d’utilisateurs qui doivent pouvoir utiliser la plateforme « clé en main », sans formation préalable.
Ces utilisateurs ont besoin de choisir des modèles de document prêts à l’emploi mais susceptibles d’être paramétrés au moment de leur utilisation.
Modèle et Demande
La notion de modèle fait partie de l’ADN de Simple Workspace.
Chaque modèle est associé à ses propres paramètres ; par exemple, tel flyer PDF peut être généré à la volée sur la base d’une sélection de références, avec ou sans prix, avec un logo propre à un distributeur tandis qu’une génération Excel peut demander à préciser la langue et la devise utilisée, ou que la production de planches d’étiquettes peut proposer un choix de tailles.
En outre, il peut être intéressant de pouvoir grouper la génération de plusieurs documents au sein d’une même demande, elle-même basée sur une même sélection de références.
C’est ainsi qu’est née la notion de formulaire de demande « générique », basée sur l’analyse des caractéristiques des modèles pour permettre à chaque utilisateur de n’avoir à préciser que les informations requises par le ou les modèles à générer.
Ajoutons à cela le suivi des travaux, par exemple sous la forme d’un mail envoyé à l’utilisateur indiquant les liens vers les documents générés lorsqu’ils sont disponibles, lien aisés à recopier d’un mail à l’autre, et nous avons un système complet dédié aux utilisateurs « consommateurs du matériel marketing ».
Exemple d’utilisation
Quable et J2S sont partenaires de longue date, et ont développé un connecteur entre le PIM Quable et Simple Workspace. De son coté, CMP a retenu Quable pour le référentiel produits, et J2S pour les publications.
CMP avait besoin de mettre à la disposition de ses commerciaux un outil de publication à partir des données produits. La gestion des demandes est utilisée à plusieurs fins :
- Génération de PDF et Excel par les commerciaux, destinés à leurs prospects et clients ;
- Génération de catalogues InDesign, repris ensuite par les équipes marketing.
L’utilisation est très simple et bénéficie du connecteur Quable-J2S, mais aussi de l’intégration du formulaire de demande Simple Workspace au sein de l’application Quable : les utilisateurs Quable n’ont même pas à connaître l’existence de Simple Workspace.
Lorsqu’ils invoquent une demande, à partir d’une liste de produits sélectionnés, la fenêtre « formulaire de demande » de Simple Workspace s’ouvre et leur permet de choisir parmi un grand nombre de modèles, à partir de quoi ils peuvent préciser leurs paramètres et être ensuite prévenus par mail lorsque les documents sont disponibles.
Générer un ou plusieurs document ne peut guère être plus simple !
De leur côté, les équipes IT et marketing de CMP utilisent Simple Workspace pour gérer les modèles et leurs paramètres, et dès lors qu’ils les publient, ces derniers deviennent disponibles aux utilisateurs finaux.
Parce que le formulaire de demande est capable de s’alimenter à partir des déclarations de paramètres contenues dans les modèles, aucune intervention technique n’est requise, comme par exemple une intervention pour ajouter un nouveau paramètres à un formulaire (avec toutes ses conséquences).
Cette logique permet à CMP de définir à tout moment de nouveaux modèles, dont chacun peut requérir des paramètres adaptés.
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Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à prendre contact, nos experts seront ravis d’échanger avec vous et de vous présenter Simple Workspace !
David Lantier
Business Developer