L’alliage de la créativité et de la technique : de la conception de catalogues à la gestion de projet

Lieven est intégrateur chez J2S depuis bientôt 3 ans. Il est chargé de la gestion de plusieurs projets clients. Pour en citer quelques-uns : Air Liquide, Aubry Gaspard, l’Imprimerie Mordacq, la Revue Fiduciaire, Scott, TCL…

Au cours de cet entretien centré sur la fabrication des catalogues, vous allez découvrir l’expérience de Lieven qui est issue de cet univers.

Dans ce processus, il y a des étapes importantes à suivre et propres à chaque organisation, c’est exactement ce que vous allez apprendre dans cet article.

Lieven nous parlera de l’envers du décor du métier de graphiste et de ses évolutions, de ses compétences techniques, des facettes de son métier d’intégrateur chez J2S et enfin de son point de vue sur Simple Workspace.

Caroline : Tu connais bien l’univers du catalogue peux-tu nous parler de tes expériences dans le milieu ?

Lieven : je suis Belge flamand et polyglotte ! À mon arrivée en France, j’ai travaillé en tant que traducteur-relecteur puis graphiste dans l’entreprise Seton. J’étais en charge de la traduction des descriptifs des produits français/néerlandais et de leur saisie dans la base de données. Puis en tant que graphiste exécutif, sur la production des catalogues B2B multilingues, qui étaient publiés plusieurs fois par an.

J’utilisais l’outil STEP, le master data management ¹ de Stibo Systems et Adobe InDesign pour la mise en page des catalogues.

En effet, STEP était connecté à InDesign et permettait de mettre en page les descriptifs des produits, les photos, etc.

Au fil du temps je suis devenu le référent des graphistes, mon côté polyglotte m’a permis de participer à plusieurs projets multilingues. Grâce à l’expérience acquise dans l’utilisation du MDM j’ai aussi pu devenir référent technique.

Par la suite, j’ai rejoint une autre entreprise en tant que chef de projet print. J’accompagnais les équipes marketing et graphistes lors de la mise en place de STEP. Je m’occupais aussi d’effectuer les tests, des déploiements, de la documentation, etc.

Caroline : Quel était le cycle classique lors de fabrication d’un catalogue ? Peux-tu nous en parler ?

Lieven : « Il faut bien avoir conscience qu’il n’y a pas un cycle classique de fabrication d’un catalogue ! Il varie complètement d’une entreprise à l’autre. Certaines vont automatiser et digitaliser leur méthode de production alors que d’autres vont allier travail manuel et travail automatisé/digitalisé. De plus, elles utilisent des outils et logiciels différents. »

Le cycle de fabrication se présentait de la manière suivante :

Les chefs de produit informaient l’équipe marketing merchandising sur les changements à faire, comme les produits à supprimer ou à ajouter. Ce travail était très manuel malgré la mise en place d’une base de données.

Effectivement, les chefs de produit n’avaient pas toujours accès à cette base. Après avoir listé les changements à apporter aux catalogues (dans chaque langue et pour chaque version pour les différents pays), les chefs de produit découpaient les pages des anciens catalogues qui nécessitaient des changements, puis informaient l’équipe merchandising.

Une fois cette étape terminée, c’était au tour des équipes merchandising de prendre le relai. Les équipes renseignaient les informations des produits dans le logiciel STEP, les images à associer aux produits, les prix, les textes des descriptions, etc., et créaient également les nouvelles références de produits et ajoutaient des notes destinées aux graphistes pour la mise en page, pour que des éléments soient ajoutés à la maquette.

Le merchandising créait aussi l’offre produit en regroupant par exemple les sous-références d’un produit et leurs caractéristiques dans des tableaux qui s’intégraient dans le template InDesign des catalogues.

Les équipes du merchandising plaçaient ensuite dans le chemin de fer, les produits désignés par les Chefs de produit. Dans ce chemin de fer il n’y avait pas d’aperçu visuel des produits. Il s’agissait uniquement de blocs qui montraient le placement des produits.

Les équipes du merchandising nous contactaient au graphisme pour intégrer ses données à la mise en page des templates. Nous avions à notre disposition les pages papier découpées et annotées par les Chefs de produit et les données accessibles par le plug-in InDesign.

Nous réalisions la mise en page des produits qui arrivaient de STEP sur des doubles pages avec ensuite un gros travail au niveau de la maquette.

Lorsque la mise en page était terminée, nous exportions les documents au format PDF pour l’impression et le cycle de relecture pouvait commencer.

Nous partagions les documents avec les Chefs de produit pour qu’ils puissent effectuer une première relecture. Des annotations étaient faites sur les documents par les Chefs de produit et les équipes du merchandising. Les équipes du merchandising éditaient les informations à modifier dans le MDM, la mise à jour des informations se faisait ensuite automatiquement, puis nous étions de nouveau sollicités côté graphique pour ajuster les mises en page. « Ces cycles de relectures pouvaient prendre plusieurs mois, sans oublier que les catalogues pouvaient concerner plusieurs langues avec des versions différentes par pays. Il y avait des catalogues de 600 pages ! »

Pour suivre l’avancement de la production, nous utilisions des pochettes contenant les pages imprimées ainsi qu’une feuille de relecture. Nous les déposions dans des bannettes selon la publication et l’état d’avancement. Nous utilisions aussi Excel pour accéder aux statuts d’avancement de la production, nous pouvions ainsi voir ce qu’il restait à faire et enregistrer notre propre avancement.

Lorsque les catalogues étaient terminés, les PDF finaux étaient envoyés à l’imprimeur.

Il y avait aussi une partie dédiée à la retouche des images, des photos à utiliser réalisé par les graphistes. D’ailleurs certaines photos étaient directement prises sur place, même si la plupart d’entre elles étaient directement transmises par les fournisseurs. Cette étape de retouche pouvait se faire une fois que le Chef de produit avait terminé sa sélection de produit.

Caroline : Quelles problématiques rencontre-t-on dans le travail de production ? Et comment Simple Workspace peut les résoudre ?

Lieven : dans mes précédentes expériences l’une des problématiques que j’ai pu rencontrer c’était la non-possibilité de rendu du placement des données produits sur les pages. Nous n’avions que des blocs qui indiquaient le placement des données sur les pages, mais pas de visuel, même si l’aperçu était disponible, les données pouvaient être superposées donc ce n’était pas clair, il y avait souvent des oublis et cela impactait le cycle de relecture. « Avec les modules de Simple Workspace, nous accédons à un aperçu instantané de la mise en page quasi finalisée, ce qui permet de voir tout de suite les éléments manquants ou les erreurs s’il y en a. Cela permet aux créatifs de travailler sur des projets avec plus de valeur ajoutée. »

Pour finir, je dirai que le cycle de relecture est l’une des problématiques les plus importantes. Nous n’avons pas toujours des outils de suivis adaptés pour faciliter le suivi et le contrôle de la production. « Simple Workspace centralise le document et tout le travail de suivi autour. Des notifications sont envoyées lorsque le statut d’une page change, liant les différentes actions effectuées sur le document : des modifications, des annotations, etc. »

Caroline : Quels sont les autres points forts de Simple Workspace ?

Lieven : je trouve qu’il est très important de mettre l’accent sur la gestion de l’espace de travail de Simple Workspace qui propose ceci : un projet = un espace de travail. Je m’explique : si un projet doit être traduit en différentes langues par exemple, il y aura un projet par langue et donc un espace dédié pour x projets. Il n’y a donc pas de risque de ne pas travailler dans le bon projet.

Le mode de fonctionnement collaboratif du portail est aussi un atout qui se gère très bien avec les rôles et les droits des utilisateurs. « Avec les bons paramétrages et les bonnes configurations, chaque métier est mis en valeur et personne n’empiète sur le travail de l’autre. »

Je dirai aussi que Simple brief (le chemin de fer de Simple Workspace) est aussi très intuitif et flexible, de nouvelles pages peuvent être ajoutées ou supprimées, d’autres peuvent être déplacées et la numérotation se remet à jour automatiquement.

De plus, on retrouve toutes les fonctionnalités de InDesign en plus simplifié, ce qui permet à des personnes non issues de l’univers des arts graphiques d’éditer des pages.

Et le dernier détail qui n’est pas des moindres, le placement des produits peut se faire automatiquement en tenant compte des règles de positionnement, de la charte graphique, etc. Tout cela grâce aux modules.

Enfin, il est vrai que Simple Workspace pousse les utilisateurs à être plus rigoureux, plus organisés dans leur méthode de production, mais une fois que l’espace de travail est bien configuré cela allège le travail des équipes.

Caroline : Il semblerait que tes anciennes missions soient complémentaires à ton poste d’intégrateur à J2S, cela te donne plus de recul et te permet de donner des conseils, des bonnes pratiques. Peux-tu nous en dire plus ?

Lieven : comme dit précédemment j’ai vécu deux types d’expériences, une en tant que graphiste d’exécution et l’autre du côté technique en tant que chef de projet.

« En définitive, la plupart des missions que j’ai effectuées sur ces deux postes se retrouvent dans le métier d’intégrateur chez J2S. » Je côtoie à la fois les aspects graphiques avec les questions de mise en page (notamment avec InDesign) et les aspects techniques avec l’automatisation à partir de base de données ou systèmes tiers, la gestion de projet qui engendre de la mise en place, des tests, de l’accompagnement, etc. J’ai vécu cela à travers mes anciennes expériences, ce n’est donc pas complètement nouveau pour moi.

Pour ce qui est des bonnes pratiques, le métier de graphiste a beaucoup évolué ² (tout comme d’autres métiers). Les graphistes ne sont plus seulement amenés à faire de la mise en page. Le métier évolue et de nouvelles compétences s’ajoutent, comme pour moi l’intégration.

Pour ma part, comme ce que je disais sur mes précédentes missions, ces tâches peuvent être complémentaires et ne brident pas forcément notre métier de créatif.

En ce qui concerne l’automatisation des bases de données, avec l’expérience et le recul, ce mode de fonctionnement peut sembler difficile au départ pour les graphistes qui en plus de leurs autres tâches peuvent être vite submergés par l’apprentissage et la mise en place de ces systèmes. D’expérience cela sécurise leur travail, leur fait gagner du temps et leur évite d’avoir à recourir à des actions répétitives dans InDesign. Par exemple, avec l’application J2S module editor ³ développé par J2S, nous n’avons plus besoin de faire du copié-collé pour intégrer des ajustements de prix, styles, titres, etc. Il suffit de configurer les règles de mise en page à l’aide de l’outil. Ces règles définissent la mise en page des boîtes contenant les éléments, ex : pictogrammes ou prix pour que les éléments concernés respectent les règles de placement, styles, etc. Je dirai donc que cela leur permet de travailler sur des projets avec plus de valeur ajoutée du point de vue de la création graphique.

Caroline : As-tu utilisé des logiciels en particulier ? Lesquels ? À quoi servent-ils exactement ?

Lieven : je travaillais avec la suite Adobe (Acrobat, InDesign, Photoshop, Illustrator, etc.) pour la mise en page, la création graphique des catalogues et pour le cycle de révision (annotations, relectures) et STEP le master data management de Stibo Systems pour l’intégration des données dans la maquette InDesign.

Caroline : Quels sont les projets qui t’ont marqué par le passé et chez J2S ?

Lieven : j’ai beaucoup apprécié travailler sur des projets internationaux qui nécessitaient de devoir échanger avec des équipes de différents pays, c’était enrichissant, car cela nous faisait parler d’autres langues, on rencontrait des personnes et des cultures différentes et l’univers des produits changeait en fonction des marchés.

Je suis arrivé chez J2S avec mon background dans l’univers du catalogue, J2S est une entreprise complètement différente de tout ce j’ai pu connaître avant. C’est un éditeur informatique notamment du portail Simple Workspace. Le portail est multiprojets, multisecteurs, ce qui offre des possibilités de projets très diversifiés. La solution est à la fois standard, et modulable elle s’adapte aux besoins des clients, grâce au travail acharné et méticuleux de l’équipe de développeurs. « La découverte des fonctionnalités de Simple Workspace et notamment de ses modules d’automatisation de mise en page m’ont impressionné, cela aurait pu être très utile dans mes anciennes expériences. »

Le projet d’automatisation de la revue RF Comptable, du  Groupe Revue Fiduciaire est un projet qui m’a beaucoup marqué à mon arrivée.

En effet, venant du milieu du catalogue, c’est un monde totalement différent pour moi. J’ai donc découvert cet univers et ses règles, un autre mode de fonctionnement, une autre construction automatisée à l’aide de Book Generator ⁴, le logiciel de génération automatique de livres créé par J2S.

Vous l’avez compris Lieven est un expert dans la production de catalogues, il pourra vous aider dans vos projets. En attendant, restez connecté·e·s à Chez J2S pour découvrir d’autres univers métiers. *Vous avez un projet de publication ?*N’hésitez pas à nous contacter nous serons ravis de vous aider !

C. Balavoine

Sales & CSM

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