Que ce soit à partir des ERP, CRM, PIM, etc., de nombreuses solutions transverses au sein des entreprises permettent à quasiment tous les services de générer des documents au format PDF.
Tous types de documents sont concernés : fiches produits, étiquettes, rapports financiers, notices, contrats, devis, bons de livraison, factures et bien d’autres. Chez J2S, nous observons une prise de conscience de la part de nos clients : ces documents sont autant de supports de communication qui jouent un rôle dans la relation client. Vecteur d’images de marque, ils peuvent aussi être utilisés pour renforcer des messages et s’inscrire dans une stratégie de communication promotionnelle.
Sauf que voilà : le rendu graphique est souvent dans les mains du service informatique chargé de créer puis de mettre à jour les « modèles » qui vont servir à générer ces documents. Les logiciels s’appuient en effet sur des librairies qui convertissent des pages destinées à un affichage sur écran (au format HTML) en PDF. Or, il est difficile pour les designers de « coder » les règles permettant de générer des pages en HTML et encore plus ardu de programmer les feuilles de style CSS qui gèrent l’affichage du contenu. La création de ses modèles et leur mise à jour deviennent donc des projets informatiques à part entière, avec des coûts et des délais qui sont rarement compatibles avec les demandes du métier.
D’autre part, la conversion HTML + CSS en PDF a ses limites lorsqu’il s’agit de gérer de façon fine une charte graphique avec les contraintes liées au format papier (taille de la page, polices de caractères, images, etc.).
Savez-vous qu’InDesign Serveur est un moteur de génération de PDF ?
J2S peut vous aider à remettre la création et la maintenance des modèles graphiques dans les mains de votre studio graphique en utilisant InDesign.
Pour ce qui est de la prise en compte des contraintes liées au Print, difficile de faire mieux qu’InDesign : ce logiciel édité par Adobe, est utilisé par quasiment tous les acteurs de la PAO. Les opérateurs sont donc en terrain connu pour créer la charte graphique la plus adaptée à leurs besoins.
Ensuite, il y a la couche métier proposée par J2S. À l’aide de J2S Module Editor, les graphistes définissent eux-mêmes les modèles de document ; ils créent des « Modules J2S » qui se composent :
- D’un fichier InDesign pour recenser tous les éléments de la charte graphique ;
- D’un fichier qui contient les différentes règles de génération permettant de placer les contenus aux endroits dans le document généré.
Pour une génération 100% automatique
Les Modules J2S peuvent gérer des cas très complexes pour s’inscrire dans la génération 100% qui est souhaitée. Par exemple, lorsqu’il y a des contraintes liées au nombre et à la taille de la page et toute l’information doit tenir sur une seule page, les règles indiquent :
- Comment diminuer la taille des caractères, l’approche, l’interlignage ? ;
- Comment réduire ou agrandir la taille d’un bloc de texte ou d’un visuel ? ;
- Comment conditionner la présence des éléments sur la page en fonction d’éléments déclencheurs issus du système d’information ou de l’espace restant disponible sur la page [1] ? ;
- Le tout dans des limites définies [2].
Voici un exemple de visuel :
Il ne reste plus qu’à déposer ces modèles de documents pour les mettre à disposition de Simple Workspace chargé de piloter InDesign Serveur en assurant la répartition de charge et la continuité de service.
Le rôle de l’IT se limite ainsi à envoyer le flux des données qui sera traité par les règles de mise en page. La communication entre le système d’information source et Simple Workspace se faisant de façon programmatique, tant que le format d’échange des données n’évolue pas, les deux solutions peuvent poursuivre leur « roadmap » indépendamment l’une de l’autre sans remettre en cause l’existant [3].
Si vous aussi, vous cherchez à libérer du temps à vos équipes IT en mettant vos créatifs à contribution, n’hésitez pas à nous solliciter !
Richard Loubéjac,
Cofondateur de J2S
1- Chez J2S, nous parlons de Responsive Print.
2- Il est par exemple possible d’interdire la réduction de la taille des caractères au-delà de la limite imposée par la règlementation dans les mentions légales d’une fiche produit.
3- Voir également notre case study Du PIM aux fiches produits PDF.