En tant qu’hébergeur de solution, c’est un sujet central : la prise en charge de l’obsolescence. Cela concerne par exemple les machines, les systèmes d’exploitation ou les briques techniques que nous utilisons pour faire fonctionner Simple Workspace. Une partie de ce travail — le matériel, le réseau, l’accès Internet, etc. — est pris en charge par notre fournisseur OVH. Mais nous devons gérer le reste ; c’est un travail continu qui garantit une installation fiable et sécurisée en phase avec l’état de l’art de la profession.
Ici, un des gros avantages est que nous n’avons pas le choix. Pour des raisons de sécurité, il faut mettre à jour les briques que nous utilisons ainsi que les systèmes d’exploitation ce qui nous amène régulièrement à revoir certains modes de fonctionnement de Simple Workspace. Comme je le dis souvent, si l’on n’a pas le choix, il est plus simple de se décider.
Quand nous mettons en place Simple Workspace dans une nouvelle entreprise de type VPC, je suis souvent surpris par la complexité et l’ancienneté des flux.
Bien sûr, je sais que les raisons sont historiques. Classiquement, l’entreprise ne vendait d’abord qu’au travers du catalogue papier. Aujourd’hui, le catalogue n’est plus qu’un des canaux. Et puis, l’ouverture à l’international, par exemple par croissance externe, a pu imposer la cohabitation avec les solutions des sociétés acquises. Sans compter d’innombrables autres bonnes raisons.
L’entreprise a abouti à une organisation très cloisonnée, à des couches qui se sont ajoutées les unes aux autres. La donnée suit des parcours que plus personne ne connaît dans son ensemble, les départs progressifs sur la durée ayant dilué la connaissance.
L’obsolescence peut concerner certaines parties du système. Mais je dirais que c’est l’articulation du système qui est obsolète. Parvenus à cette situation, on n’ose plus toucher à rien de peur que l’édifice ne s’effondre.
La mise à jour de ces flux est un sujet très complexe. Le risque, les coûts, la prise en charge des changements d’organisation et des impacts humains font que l’entreprise procrastine.
Jusqu’à ce qu’il ne soit plus possible de reculer encore…
La mise en place de Simple Workspace est alors une chance de remettre à plat l’organisation des flux.
Ce travail de refonte impose de commencer par documenter le fonctionnement historique. Il n’est d’ailleurs pas rare qu’arrivés à ce stade, l’organisation cible imaginée soit challengée. La centralisation de la gestion des offres avec Simple MOM incite à uniformiser la collecte des données. Et pour le canal Print, la mise en œuvre de Simple Brief entraîne naturellement l’adhésion de l’outil par tous les départements de la société…
Et, cerise sur le gâteau, pour limiter les risques et contrôler les coûts, la granularité fonctionnelle de Simple Workspace permet de fonctionner par lots.
De bonnes raisons pour ne plus procrastiner !
Vous voulez en savoir plus ? Contactez-nous : nous serons ravis d’échanger.
Jean-Yves Jourdain,
Cofondateur de J2S
