• Je suis sur mon lieu de vente et j’ai besoin de créer des PLV ou des ILV ;
• Je suis commercial et je souhaite joindre à mon devis les fiches des produits proposés, mais uniquement dans le coloris voulu par le client¹ ;
• Je veux générer des étiquettes pour mon magasin : dans plusieurs formats, pour promouvoir un seul produit ou pour en documenter plusieurs, qui ont été mis en scène dans un box² ;
• Enfin, pourquoi n’effectuerais-je pas de l’ asilage colis personnalisé ?

De manière générale, mettre en page n’est pas mon métier et j’ai besoin de générer de manière autonome et simple des documents personnalisés, qualitatifs, qui mettent en valeur ma marque.

Avec Simple Workspace en ligne de mire, voici quelques points de vue autour de ces besoins.

L’enjeu des données

Qui veut de la génération complètement automatisée de qualité doit fournir des données irréprochables³ ! C’est la clef. En effet, plus la donnée sera complète, bien structurée, accompagnée de visuels bien identifiés, plus il sera aisé d’aller loin dans l’automatisation. Générer des PLV basiques automatiquement, c’est bien, mais s’il est possible de les animer avec la mécanique promotionnelle, s’il est possible de les agrémenter avec des visuels attrayants, c’est mieux, n’est-ce pas ?

Corollaire vertueux, même si l’on dispose d’un premier niveau d’information suffisant, la mise en œuvre de ce type de solution peut avoir un effet de bord positif. Les commerciaux contrôlent les données qu’ils emploient, qu’ils peuvent alors corriger, corrections qui peuvent remonter dans la base de référence, pour le bien de tous !

La finalisation manuelle

Même si l’objectif est de générer des documents de manière complètement automatisée, gardez à l’esprit qu’il est possible de proposer une étape supplémentaire : sa finalisation manuelle.

Par exemple, dans la situation où je suis un commercial qui a généré des fiches produits qui accompagnent un devis, je peux souhaiter les agrémenter avec de la documentation. Il suffit que j’utilise les outils web2print de Simple Workspace, qui comme le nom l’indique, sont… simples ! (Je vous rappelle que je n’y connais pas grand-chose en mise en page.)

La communauté

Ce type de solution est toujours utilisé par un groupe de personnes : les commerciaux, les agences, les chefs de rayons, etc. Et tout aussi systématiquement, on découvre qu’il est pertinent de donner la possibilité aux utilisateurs de mettre à disposition leurs productions auprès de leur communauté. Au delà de la vertu éducative — prendre conscience de se que l’on peut faire avec l’outil —, cela permet de gagner du temps, tout simplement.

Et le partage peut aller au-delà des utilisateurs de la solution puisque Simple Workspace propose des moyens simples de partages de fichiers, dossiers voire d’albums via des liens publics !

Enfin, autre élément essentiel du groupe, l’entité qui est chargée de fabriquer les gabarits, rôle qui peut être assumé par le service marketing par exemple. Cette centralisation permet de répondre au besoin de garantir une cohérence et un respect de la charte graphique de l’entreprise.

Compléter un système existant

Disons que la solution est destinée à des utilisateurs qui emploient déjà un PIM. Pour le coup, la question des données est réglée puisque c’est la vocation de cet outil. Même chose pour la sélection des produits qui serviront à la génération. Il ne reste qu’à ajouter au PIM la possibilité de déclencher la génération !

Un écran spécifique peut alors être présenté ; ce qui me permet de définir quelques paramètres comme le choix du modèle…

Il s’agit ici de faire appel aux API de Simple Workspace, qui renverront le PDF demandé.

Ou mettre à disposition une nouvelle solution

J’ouvre ici directement Simple Workspace dans mon navigateur.

Une base Simple MOM a été mise en place. (L’actualisation des données peut être effectuée manuellement par un fichier Excel ou par un des connecteurs existants : pourquoi ne pas récupérer automatiquement les informations du PIM dont je parlais dans l’exemple précédent ?)

À ce stade, je peux me retrouver dans le même cas de figure : Simple MOM fait office de PIM ; je choisis mon produit, choisis un modèle et demande la fabrication du PDF.

Autre scénario, une fois identifié dans Simple Workspace, je double-clique sur un wizard. Je saisis les paramètres prévus (comme un fichier Excel qui contient la liste des références des produits dont je veux les fiches), et j’obtiens le résultat souhaité.

The sky is the limit

J’ai déjà évoqué la possibilité de permettre à la communauté de partager ses productions. Mais d’autres options peuvent être envisagées.

• S’il s’agit de générer des documents qui doivent être imprimés, il est tout à fait possible de se lier aux services d’imprimeurs qui prendront en charge la matérialisation des fichiers, jusqu’à la livraison du colis à son destinataire. Il n’y a plus qu’à suivre l’état d’avancement des commandes dans la solution.
• S’il s’agit d’accompagner des devis, au même titre que l’on peut générer des PDF, il est possible de produire des fichiers Excel. Une grille tarifaire à ce format pourrait alors enrichir les PDF des fiches produits⁴.
• S’il s’agit de prendre en charge la communication d’agences locales, pourquoi ne pas faire appel à cette solution pour fabriquer automatiquement des bannières publicitaires qui pourront être facilement utilisées dans les réseaux sociaux ?

Vous le voyez, nous sommes des experts de ce sujet : quelle que soit votre situation, nous pouvons vous aider. Contactez-nous  : nous serons ravis d’échanger.

JY. Jourdain

Cofondateur de J2S