Réussir l'automatisation d'un catalogue B2B : les essentiels

L’entreprise ForBuilding

ForBuilding ¹ est une entreprise qui accompagne les professionnels de 12 pays dans le domaine de l’équipement général, avec une offre de plus 80.000 produits spécialement choisis pour leur qualité et leur rapport qualité prix.

Chaque année, ForBuilding diffuse un catalogue de plus de 800 pages multilingue qui référence les produits les plus courants selon les pays.

Ce catalogue est une bible pour les professionnels : il référence les indispensables dans toutes les familles de produits, indique leur principales caractéristiques ainsi que leurs prix dans les devises concernées au moment de la sortie du catalogue.

Le site web multilingue de ForBuilding expose la totalité de l’offre de chaque pays, ainsi que de nombreux outils pour aider les professionnels dans leurs projets.

Contexte

En amont des publications web et catalogue, ForBuilding gère la donnée produit avec la solution Step de la société Stibo , qui permet d’agréger et de qualifier les produits dans les langues requises. Cette solution en place depuis plusieurs années est connectée aux fournisseurs et donne entière satisfaction à ForBuilding.

Jusqu’en 2019, le catalogue était produit par une agence qui utilisait ses propres outils d’automatisation pour produire un catalogue par langue, selon la sélection fournie par chaque pays.

Cette solution fonctionnait, mais n’apportait pas la fluidité attendue.

• Un processus trop long entre exports produits et retour de pages à relire ;
• Parfois des incidents techniques liés aux évolutions des flux produits ;
• Un manque de souplesse trop impactant pour les interventions tardives.

Ces points de friction étaient multipliés par 6 pays, et engendraient un flux constant et tendu d’échanges mails mobilisant les équipes de chaque pays.

C’est dans ce contexte que ForBuilding a décidé d’utiliser la solution cloud J2S Simple Workspace, afin d’améliorer la fluidité générale du processus de production des catalogues et permettre ainsi aux chefs produits de disposer très tôt des pages fabriquées dans chaque pays.

Cette décision a essentiellement reposé sur deux promesses.

• Les capacités de mise en page automatique et la vitesse de production des pages de J2S Simple Workspace promettaient d’aller très vite « des données vers les pages » avec une automatisation intégrale ;
• En tant que solution cloud, J2S Simple Workspace proposait un chemin de fer temps réel partagé en tout lieu, véritable centre de contrôle des publications.

Challenges

En tout premier lieu, il fallait que la solution J2S Simple Workspace soit productive dès sa première mise en œuvre avec des catalogues entièrement automatisés, c’est-à-dire avec des pages construites automatiquement et ce dans un délai assez bref, avec une nouvelle charte graphique et de nombreux tableaux.

Il s’agissait ensuite à permettre aux chefs produits et au marketing de pouvoir visualiser en temps réel les pages générées pour les relire au plus tôt et ainsi ajuster la base produit ou la charte graphique très rapidement, ainsi que d’apporter une réponse pour éviter les allers retours de PDF annotés manuellement.

Compte tenu des travaux itératifs sur les données, il fallait que le foliotage et ses conséquences soient automatisés.

A noter que la nouvelle charte graphique ainsi que les workflows de relecture ont été conçus à l’identique d’un pays à l’autre, ce qui a contribué à simplifier le projet.

Résultats

ForBuilding est satisfait dès la première production : la vitesse générale (des allers retours) a permis de présenter de manière optimale les produits publiés avec une mise en page élégante.

Une difficulté s’est présentée dans le déploiement du projet, le confinement du printemps 2020, qui a affecté la plupart des pays concernés.

Malgré tout, ForBuilding a produit les catalogues en parallèle sans réelle difficulté ; chaque intervenant a pu travailler à domicile ou au bureau, aidé par les workflows, lesquels envoyaient des mails aux utilisateurs en fonction des chapitres affectés et de leur statut.

L’envoi des pages à l’imprimeur, dont les preset PDF avaient été chargés dans la plateforme, n’a pas posé de problème.

Les utilisateurs ont un retour unanime, ils ont apprécié la fluidité et la puissance de J2S Simple Workspace. Ils décrivent ainsi le cycle global :

• Générer les pages d’un chapitre (quelques minutes) ;
• Puis relire ces pages ;
• Déceler quelques erreurs immédiatement corrigées dans les produits ;
• Générer à nouveau les pages du chapitre… ;
• Et visualiser les nouvelles pages quelques minutes ensuite.

C’était une première mise en œuvre, et la première relecture des pages générées à fait apparaitre quelques défauts et quelques souhaits dans l’application de la charte graphique : ces ajustements ont été possibles, avec un aperçu immédiat des résultats.

Ce succès ne peut être entièrement attribué à J2S Simple Workspace. En effet, d’autres points ont été également déterminants :

• Une charte graphique bien définie ;
• Des données prêtes à être publiées ;
• Et des utilisateurs qui connaissaient parfaitement leur sujet !

Le futur ?

La prochaine production du catalogue sera encore plus confortable, car la mise en œuvre de la charte graphique ne sera plus à faire et parce que les utilisateurs maîtrisent la solution.

Dans cette première mise en œuvre, ce sont les équipes de chaque pays qui ont pris en charge la production de leurs catalogues. Dans le futur, certaines envisagent de partager une partie de la production de leur catalogue principal (et de nouvelles publications) avec des agences et studios locaux : elles ont vu à quel point cela était accessible avec la solution.

Et d’autres idées sont en cours de gestation pour aider les commerciaux et agences.

En conclusion

Modifier les données et pouvoir relire immédiatement les pages est fondamental, cela change tout !

Ce n’est pas le seul critère, mais il est essentiel. Il en existe d’autres, communs à tout projet de publication : la bonne connaissance du sujet de la part des intervenants, des données de qualité et prêtes à être exploitées, une charte graphique bien définie, un chemin de fer partagé entre tous, etc.

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