Les agences de com sont de plus en plus sollicitées par leurs clients pour mettre en place des solutions logicielles collaboratives qui rationalisent les échanges entre les différentes parties prenantes d’un projet de publication.
Cette évolution contraint les agences, surtout les plus créatives souvent moins à l’aise avec la technologie, à repenser la gestion des compétences de leurs équipes. Nombreuses sont celles qui n’ont pas les moyens de grands groupes pour racheter des sociétés de services d’IT ou créer des Business Units dédiées.
L’exemple de la création et la mise en place du flux de travail 1 est assez révélateur du nouveau métier à intégrer. En effet, l’implémentation de solutions collaboratives commence généralement par les workflows 2. À première vue, définir un flux de travail peut paraître basique. L’enchaînement des étapes et des actions que doivent mener les utilisateurs est assez clair, surtout dans les premiers échanges qui impliquent un nombre de personnes restreint. Il faut ensuite gérer les droits, les groupes d’utilisateurs et ajouter les rôles qui définissent qui, à telle étape, a accès à telle fonctionnalité. Et puis, de plus en plus d’utilisateurs sont impliqués, d’autres étapes doivent être ajoutées, vérifiées, validées. Concevoir un workflow avec ses étapes, ses règles de gestion et les droits associés est rarement une évidence pour les créatifs.
Au début :
À la fin :
Or, la mise en place d’un workflow qui va structurer les échanges optimise les temps de production pour apporter un bénéfice global à l’organisation 3. Le gain n’étant pas toujours visible pour les utilisateurs, ceux-ci ont parfois du mal à accepter les contraintes qui leur sont imposées et insistent pour mettre en place des exceptions.
C’est là tout l’intérêt de s’appuyer sur l’expertise de J2S (plus de 23 ans tout de même !) qui saura s’occuper de la partie technique d’un workflow, mais également de l’accompagnement des utilisateurs.
Si vous souhaitez de l’aide pour optimiser votre flux de production, n’hésitez pas à nous contacter, à l’adresse suivante contact@j2s.net . Nous serons ravis d’échanger !
R. Loubéjac
Cofondateur de J2S
Dans le contexte de cet article, nous utilisons indifféremment les termes « flux de travail » et « workflow ». ↩︎
cf. Finir à l’heure ↩︎
