Simple Workspace est une plateforme SaaS puissante et polyvalente, capable d’adresser des besoins en publication issus de secteurs très diversifiés. Pour un aperçu de cette diversité, nous avons référencé les points de contact marketing adressés par Simple Workspace.
De fait, chaque client utilise les fonctionnalités qui correspondent à ses besoins. Certains mettent en oeuvre des workflows très spécialisés liés à de multiples rôles, d’autres travaillent des mises en page très automatisées, d’autres encore se focalisent sur l’acquisition et l’export de données, leur traduction ou la mise en œuvre d’API, ou les flux de fichiers, etc.
Comment formons-nous nos clients au paramétrage de la plateforme ?
La phase projet est l’occasion pour les équipes client de s’approprier une partie du paramétrage de la plateforme, et parfois des sessions de formation sont organisées en complément. En général, nos clients disposent d’instances dédiées aux tests, permettant de tester l’impact d’un paramétrage avant bascule en production. Le niveau d’autonomie acquis dépend des souhaits du client.
Le chapitre qui suit décrit brièvement les thèmes concernés par la formation.
Thèmes abordés en formation
La gestion des droits est importante, et Simple Workspace propose des outils puissants pour définir les utilisateurs, groupes et rôles, eux-mêmes liés aux fonctions exposées. L’organisation des données et la répartition des bases liées à la notion d’héritage constituent un socle structurant lié aux droits. En termes de formation, c’est un domaine qui est sensible et qui demande à être bien compris.
Connectés aux droits, nous retrouvons ensuite les workflows. J2S propose des workflows « précablés », qui peuvent être utilisés tels quels ou dérivés. De ce fait, certains de nos client les utilisent sans forcément maitriser la totalité de leur paramétrage, tandis que d’autres sont capables de définir et mettre en service de nouveaux circuits.
Toujours dans le domaine « technico-fonctionnel », certains de nos clients utilisent Simple MOM et Simple DAM : il s’agit de définir des bases destinées à gérer des contenus (des articles de presse, ou des produits par exemple) et des assets (des images).
Simple Workspace propose une mise en œuvre du MOM et du DAM plutôt simple, qui ne requiert pas de connaissances techniques, mais demande cependant à bien maîtriser les données pour définir des modèles cohérents, et les connecter aux workflows lorsque c’est nécessaire. De fait, ceux de nos clients pour lesquels cet aspect des chose importe maitrisent bien le sujet, tandis que d’autres ne touchent jamais ou très peu au paramétrage initialement effectué … parce qu’il est stable et qu’il convient ainsi !
Encore un aspect technique, les Wizards. Il s’agit d’un outil destiné à automatiser Simple Workspace pour des fonctions répétitives, comme par exemple l’upload d’un assemblage Adobe InDesign destiné à créer un master devant être traduit en N langues, soit un paramétrage indiquant la liste des langues cibles, la création d’un dossier par langue au sein duquel le master est dupliqué, etc. On peut créer autant de Wizards que de besoins. Soyons francs, peu de nos clients maitrisent le paramétrage d’un Wizard, en général réalisé par les intégrateurs J2S dans la phase projet. Mais … certains savent le faire !
Simple Workspace met à disposition la notion de formulaire de demande d’exécution de travaux, comme par exemple pour demander la génération de PDF et de documents Excel à partir de modèles. Ces formulaires sont dynamiques, et peuvent être paramétrés de manière très précise. Ceux de nos clients qui utilisent ces formulaires sont autonomes et les font évoluer régulièrement ; certains disposent d’une centaine de modèles.
Dernier point technique, les API. La mise en œuvre d’une API est un peu « tout ou rien » et demande à bien comprendre ce qui est mis en œuvre : de ce fait, les équipes IT client et J2S travaillent de concert et acquièrent les connaissances nécessaire à la mise en service des API tant pour le projet qu’au moment d’éventuelles évolutions.
Il reste un domaine important, celui qui concerne Adobe InDesign et la PAO en général. Dans ce domaine, le paramétrage de Simple Workspace impose comme prérequis une bonne connaissance d’Adobe InDesign, et de ce qui en dépend : les fontes, les assemblages, les différents PDF, les styles, etc.
En tout premier lieu, la génération repose sur la notion de charte graphique, qui définit et regroupe les styles qui seront ensuite utilisés pour générer le résultat. Les utilisateurs PAO maitrisent parfaitement cette notion, et parce que Simple Workspace « comprend » parfaitement un fichier InDesign, charger ou modifier une charte graphique revient tout simplement à uploader le fichier InDesign qui la décrit.
Simple BRIEF gère le chemin de fer, et peut être paramétré selon des modes très divers. Par exemple, générer un document de manière 100% automatique demande à choisir une stratégie de placement : créer des boites selon une disposition calculée, ou selon des grilles, avec ou sans conditions, ou en mode « coulage » avec des boites chainées les unes aux autres, etc. A contrario, on peut opter pour un mode plus manuel, en glissant manuellement des « produits » dans un chemin de fer, avec un rendu immédiat.
La mise en œuvre du chemin de fer demande un paramétrage dont la complexité est variable. Si tous nos clients savent utiliser le logiciel, tous ne maitrisent pas forcément le paramétrage sous-jacent, tout simplement parce que ce dernier ne change pas régulièrement !
Selon la nature du projet, les intégrateurs J2S prennent en charge ce paramétrage, et/ou prennent le temps de partager avec le client pour qu’il se l’approprie. C’est typiquement le cas des studios qui mettent Simple Workspace à disposition de leurs propres clients et doivent le maitriser. De même, certains grands comptes ont mis en place des compétences internes pour maitriser cela.
Autre aspect, le paramétrage fin des « modules » qui permettent de décrire les règles qui adressent les données pour créer ou remplir des boites ou tableaux dans InDesign, pour poser des conditions (associer un style particulier pour un « produit mis en avant » par exemple), pour itérer sur les données (faire couler les pictos dans une boite par exemple), ou encore renseigner les entêtes d’un tableau selon la nature du produit, etc.
La formation aux modules est un point sensible : leur utilisation demande à bien comprendre les données manipulées (et donc son (ou ses) propre jeu de données), la charte graphique (et donc InDesign), et enfin les règles proposées par J2S qui permettent de piloter InDesign. Ces règles restent simple pour des choses simples, et deviennent plus complexes selon la complexité des formes à générer. Pour creuser, voici un tutoriel destiné aux modules.
Certains de nos clients utilisent Simple Workspace « clé en main » et n’ont pas dépensé de temps à être formés à ce sujet : ils reposent sur J2S lorsqu’une évolution est nécessaire. D’autres ont suivi des formations approfondies et sont entièrement autonomes à ce sujet. Il s’agit en général des studios indépendants (agences) ou intégrés (grands comptes, imprimeurs).
Stratégie J2S
J2S se donne pour mission d’être le partenaire de ses clients pour ce qui concerne les publications, et cela commence par bien comprendre les enjeux d’un projet en amont de sa réalisation.
L’enjeu formation est abordé à cette étape, en général sous la forme d’une question simple « quel degré d’autonomie souhaitez-vous atteindre à l’issue du projet ? ».
Aborder ce sujet permet de définir clairement les attendus, et d’organiser les ressources en conséquence. Parfois, nous organisons des sessions de formation approfondies pour lesquelles nos clients peuvent demander de l’aide aux OPCO, et dans ce cas nous travaillons avec notre partenaire Amigraf. Les formations sont réalisées en français ou en anglais, et sont préparées avec soin !
En résumé, J2S est très attentif aux formations et s’organise pour rendre ses clients autonomes au niveau où ils le souhaitent, tout en restant disponible en termes de services et support pour aider ceux qui n’ont pas besoin d’entrer dans toutes les arcanes internes de Simple Workspace.
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Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à prendre contact, nos experts seront ravis d’échanger avec vous et de vous présenter Simple Workspace !
David Lantier
Business Developer