Vous le savez, rendre opérationnelle une solution de publication est une opération couteuse. Il y a les coûts liés aux licences, à l’infrastructure et aux services, auxquels s’ajoutent le temps passé par les équipes qui doivent s’approprier l’outil.
Il apparait dès lors rationnel de s’assurer que la solution retenue réponde à un premier besoin clairement identifié, mais aussi qu’elle soit suffisamment globale pour répondre aux besoins futurs, fussent-ils encore ignorés. Cela aura un impact direct sur le retour sur investissement.
Mais en quoi Simple Workspace est une plateforme globale ?
Dans un précédent article, nous avons passé en revue quelques-unes des clés qui font de Simple Workspace une plateforme de publication globale, c’est-à-dire une plateforme susceptible d’être intégrée à votre organisation pour harmoniser tous vos flux de publication.
On peut catégoriser les publications selon les points de contacts : catalogues, propositions, offres commerciales, brochures, magazines, dépliants, flyers, asile colis, fiches produits, Excel, marketing direct, magalog, livre, packaging, balisage et étiquettes des lieux de vente, notices et autres documents, bannières, site web, bornes, autres plateformes.
Harmoniser les flux de publication est un objectif ambitieux !
C’est pourquoi il nous a semblé utile d’exposer les clés qui permettent à Simple Workspace d’être aussi flexible et polyvalent pour produire les supports liés à toutes ces publications à partir de sources de données.
Dans le précédent article, nous avions décrit quelques clés au travers de 4 thèmes :
- Travailler à partir de documents existants ;
- Générer des documents à partir de données ;
- Données et sources de données ;
- Utilisateurs réguliers, occasionnels.
Ce faisant, nous n’avions pas abordé quelques clés liées à la mise en page.
Mise en page ?
De manière très schématique, Adobe InDesign est un outil de mise en page très puissant dont la logique permet à un utilisateur de créer des pages et d’y disposer des « boites » contenant elles-mêmes du texte, des images et d’autres boites, et ainsi de suite.
Tous ces éléments sont rendus (dessinés) au moyen d’attributs locaux (mettre en gras un mot) ou de manière plus organisée selon des styles identifiés (les titres sont en gras). InDesign permet de saisir du texte ou d’importer des images.
De son côté, Simple Workspace dispose d’un moteur très puissant (modules J2S) qui automatise InDesign. Ce moteur s’appuie sur un jeu de règles définies par l’utilisateur, règles qui adressent des données (issues par exemple d’un PIM ou d’un CMS) et les associe aux styles (la charte graphique) pour construire des boites avec des textes, des images, des tableaux, etc. On peut dire qu’un ensemble de règles décrit un gabarit … mais un gabarit « intelligent » avec des conditions et des itérateurs, sur lesquels nous reviendrons plus loin.
En résumé, les modules permettent à un maquettiste « ingénieur de la charte » d’indiquer comment automatiser InDesign pour transformer des données en une mise en page.
A noter que Simple Workspace gère le chemin de fer d’une publication dans un browser : nul besoin de disposer d’InDesign Desktop pour générer ou éditer des pages InDesign. Cependant, ces dernières peuvent être récupérées et éditées à tout moment, typiquement par un maquettiste.
Sur ces bases, Simple Workspace propose plusieurs processus, du plus automatisé qui va lire les données pour générer et remplir des pages (j’appuie sur un bouton et je récupère un fichier InDesign ou un PDF), à celui qui permet à un chef de produit ou un rédacteur de placer en glisser-déposer un ou des produits dans une page à un endroit précis (je fais évoluer le chemin de fer d’une publication).
Mise en page créative
Dans le cas d’un placement manuel dans les pages, la production d’une publication peut prendre du temps, ce qui en général amène à devoir réconcilier des actions manuelles avec l’automatisation.
Prenons un exemple : un chef de produit a placé des produits dans des pages, certaines de ces pages ont été reprises manuellement (avec InDesign) par un maquettiste qui a amélioré la mise en page, puis une modification est faite dans le PIM (ajout d’une référence par exemple).
Comment réconcilier tout cela ?
Sans entrer dans les détails, disons que Simple Workspace dispose de logiques sophistiquées pour faire en sorte que le travail du maquettiste ne soit pas cassé, en mettant automatiquement à jour le tableau des références.
Des logiques similaires s’appliquent pour supporter le changement d’une charte graphique ou des règles durant une publication – même si cela n’est pas conseillé sur une grosse production !
Mise en page automatisée
Les publications entièrement automatisées ne présentent pas cet inconvénient, car le cycle est plus simple. Il est cependant parfois nécessaire de prendre en compte l’intervention d’un maquettiste.
Prenons l’exemple d’un gros catalogue généré en quelques minutes : il est immédiatement relu et les images n’apparaissent pas toute cadrées de manière optimum (en effet, nous n’avons pas à ce jour d’algorithme capable de recadrer une image selon le contexte dans lequel elle est placée, Adobe Sensei est une piste que nous testons pour une utilisation en production automatisée).
Dès lors, un maquettiste ouvre les pages avec InDesign Desktop pour recadrer les images. Tout est parfait, les pages peuvent entrer dans le cycle de relecture… et un chef de produit s’aperçoit qu’il doit corriger un produit dans le PIM, ce qui va conduire à générer une nouvelle fois les pages concernées.
En soi, ce n’est pas un problème, puisque cela est très rapide, mais quid du travail de recadrage effectué ? Va-t-il être perdu ? Eh bien non, Simple Workspace met à disposition un outil pour récupérer le travail de cadrage.
Responsive print
On a évoqué la notion de « condition » à propos des modules. Les conditions permettent d’ajouter des tests qui conditionnent le rendu graphique. Ils sont utiles par exemple pour définir des modules (des gabarits) « responsive », c’est-à-dire qui disposent au mieux les éléments qu’ils dessinent selon l’espace qui leur est accordé.
C’est en effet une source de confort et gain de productivité pour les utilisateurs, de même que pour les « ingénieurs de la charte ».
Pour les utilisateurs, cela réduit le nombre de gabarits et leur permet d’ajuster la taille d’une boite sans avoir à se préoccuper du repositionnement des éléments contenus dans la boite.
Pour ceux qui paramètrent les modules, cela réduit drastiquement le nombre de gabarits à gérer, et favorise une maintenance plus aisée.
Logiques de mise en page
Toutes les mises en pages ne se ressemblent pas.
On peut avoir besoin de générer des étiquettes, sous la forme de planches imposées destinées à être imprimées et découpées localement.
Pour certaines publications, il s’agit de placer des produits dont chacun forme un « bloc » décrivant le produit, avec ses photos, pictos et ses tableaux. On retrouve souvent cette construction en B2B.
Les blocs peuvent être placés manuellement dans les pages (et peuvent être déplacés par la suite) ou couler les uns après les autres (ils se déplacent automatiquement selon ce qui les précède, exactement comme dans Word). Cette option est très utile pour automatiser intégralement des publications et assurer un remplissage optimum.
D’autres publications utilisent des textes « longs », c’est-à-dire qui coulent dans des blocs eux-mêmes répartis dans plusieurs pages. On retrouve cette disposition dans la presse, les rapports financiers, etc.
En résumé
Le retour sur investissement d’une plateforme de publication dépend de son coût, mais aussi de la capacité des équipes à la paramétrer pour répondre aux besoins actuels et futurs : le meilleur moyen de baisser le TCO (Total Cost Ownership) dans le temps !
Simple Workspace est une plateforme de publication vraiment globale, dont le coût de licence ne varie pas selon les fonctionnalités utilisées. Parfois piloté par d’autres logiciels, parfois placé au cœur de studios graphiques, Simple Workspace est pour nos clients :
- La plateforme qui centralise les données à publier ;
- La plateforme qui gère toutes les publications.
Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à prendre contact, nos experts seront ravis d’échanger avec vous et de vous présenter Simple Workspace !
David Lantier
Business Developer