L’Agence Bespoke travaille à l’international avec des marques prestigieuses, et c’est dans ce contexte qu’elle a été sollicité par son client LG pour mettre en place une solution dédiée au processus de traduction de catalogues produits techniques.
Il s’agit de catalogues annuels traduits en 15 langues, avec des utilisateurs dans chaque pays qui doivent tout à la fois traduire mais aussi vérifier et corriger les caractéristiques publiées, ainsi que valider les pages ; soit plus de 10 000 pages annuelles.
Les documents source (les masters) sont des fichiers Adobe InDesign édités par LG.
Après avoir examiné différentes hypothèses et solutions, l’Agence Bespoke a décidé de s’appuyer sur J2S Simple Workspace. De nombreuses raisons ont motivé ce choix, parmi lesquelles :
- Simple Workspace est une solution cloud et wysiwyg, accessible sans installation ni plugin dans n’importe quel pays ;
- Les traducteurs voient immédiatement le rendu des pages traduites dans un chemin de fer partagé en temps réel ;
- La volonté commune de toutes les équipes de partager dans la transparence autour du projet, initié dès le début entre le chef de projet Bespoke, son vis-à-vis chez J2S et les équipes LG.
Le délai entre le GO et l’entrée en production pour plus de 50 utilisateurs répartis dans 15 pays est plutôt court : 4 mois. Cependant, ce délai est tenu car Simple Workspace est bien adapté aux contraintes de ce type de processus.
Le flux
Les fichiers Adobe InDesign dans la langue source sont tout simplement uploadés dans la plateforme. Dès ce moment, le document master est visible sous la forme d’un chemin de fer. Un complément de travail peut être effectué pour verrouiller les blocs qui ne doivent pas être traduits.
Ce master est automatiquement dupliqué : une cible par langue. Il est possible à tout moment d’ajouter une langue cible. A l’issue de cette phase qui est rapide, on se retrouve avec 15 documents qui attendent d’être traduits.
Lorsque tout est prêt, les workflows prennent le relais pour indiquer aux traducteurs les pages qui attendent une traduction. Les traducteurs ont été identifiés et liés aux groupes en charge d’une langue ; c’est ainsi que plusieurs traducteurs peuvent intervenir pour une même langue, et qu’il est possible d’embarquer un nouveau traducteur durant la production.
Les traducteurs sont alertés par un mail qui contient les liens vers la plateforme : cela leur évite d’avoir à naviguer pour retrouver les pages du chemin de fer concerné. Il leur est également possible d’utiliser Simple Dashboard qui leur indique l’état d’avancement et leur propose d’accéder aux pages, ou tout simplement de naviguer dans les pages.
Chaque page gère un statut qui permet de connaitre son état : à traduire, en traduction, en relecture, validée (validations à plusieurs étages), et à un niveau plus fin, chaque boite InDesign peut être traduite. A noter que cela concerne aussi bien les textes que les images, une opération de traduction pouvant consister à remplacer une image, ce qui est facile avec J2S Simple DAM.
La traduction peut être faite directement dans l’interface avec l’outil de traduction en masse, qui montre à gauche le visuel de la page, et à droite la grille des textes : le texte source, le texte traduit, en tenant compte des ruptures de styles. Le visuel est mis à jour au fur et à mesure des traductions, permettant ainsi au traducteur d’apprécier l’encombrement du texte traduit. Le traducteur peut également exporter les textes dans un document Excel pour réaliser une première traduction à l’extérieur de la plateforme ou bien utiliser un outil tiers, puis il peut finaliser dans l’interface.
C’est ainsi que progressivement toutes les pages se retrouvent traduites, y compris par plusieurs traducteurs dans une même langue cible sans risque de collisions. Elles peuvent à tout moment être exportées, sous la forme InDesign ou PDF.
Validations, annotations
Lorsqu’une page est traduite, le traducteur change son état et dès lors, la page est soumise à relecture auprès du ou des relecteurs concernés par la langue. Les relecteurs utilisent l’outil annotation pour indiquer leurs éventuelles remarques dans les pages, notes qui sont ensuite utilisées et fermées lorsque la page revient en correction.
C’est ainsi qu’une page peut faire plusieurs allers retours avant d’être validée.
Si c’est nécessaire (et autorisé), l’outil web2print permet même d’intervenir sur la page directement via le navigateur, par exemple pour déplacer ou agrandir une boite.
Et si le master change ?
Il peut arriver qu’au cours du processus, une erreur soit détectée dans le master, comme par exemple une valeur de caractéristique incorrecte. C’est ici que Simple Workspace montre sa puissance : il est alors possible de modifier le master pour corriger l’erreur et ainsi, ne plus la retrouver lors d’une publication suivante.
Les traducteurs peuvent être informés du changement pour en tenir compte. Bien entendu, ce mécanisme n’est pas ouvert à tout un chacun, et il est utilisé avec précaution. Il est aussi possible de corriger le master au profit de la prochaine publication sans impacter la production en cours.
Le projet
Le projet a été entièrement géré en réunions visio, ce qui a permis d’ouvrir un flux d’échanges au travers desquels les équipes ont partagé et progressivement maitrisé tant les besoins de LG que l’outil et son paramétrage, l’utilisation restant quant à elle simple et évidente.
L’absence de contrainte technique (pas d’installation à réaliser, pas de plugin à vérifier) a permis à toutes les équipes de se focaliser sur les fonctionnalités et leur paramétrage.
En conclusion
On évoque souvent Simple Workspace pour sa capacité à générer des pages (catalogues, flyers, étiquettes, magazines, livres, etc.) à partir de bases de données, et c’est en effet l’un de ses points forts.
Simple Workspace est aussi un outil très puissant et abordable pour gérer des documents Adobe InDesign existants, que ce soit pour les traduire, les valider, les adapter ou les personnaliser.
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Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à prendre contact, nos experts seront ravis d’échanger avec vous et de vous présenter Simple Workspace !
David Lantier
Business Developer