Contexte

C’est une entreprise B2B qui décide de publier pour la première fois un catalogue « bible » de ses références : environ 500 pages, organisées par familles, produits, et références.

L’entreprise dispose de données PIM, les produits sont décrits de manière assez complète et sont connectés à leurs images.

Après avoir examiné différentes solutions de publication, elle décide d’utiliser J2S Simple Workspace.

On vise un catalogue très automatisé « piloté par les données » : délai court et budget maitrisé.

Travailler en parallèle

D’entrée de jeu, 3 acteurs vont travailler de concert :

• Les responsables produits, en charge de l’organisation et la qualité des données
• L’agence graphique, en charge du design du catalogue selon les données disponibles ;
• J2S, en charge du logiciel et de son paramétrage pour produire le catalogue.

L’agence prend en charge la charte graphique et travaille de concert avec J2S pour optimiser le taux d’automatisation. C’est en effet un réglage important, comme l’illustre très bien l’article l’automatisation de la mise en page à 100 %, mirage ou réalité ?.

J2S prépare la plateforme Simple Workspace, puis « avale » les données exportées via Excel et une synchronisation des images, afin de démarrer le paramétrage de l’automatisation dès la disponibilité de la charte graphique.

En parallèle, les responsables produits et le marketing se projettent dans le catalogue autour de 3 thèmes :

• L’organisation de la nomenclature ;
• La complétude des données ;
• Présentation des tableaux.

Organisation de la nomenclature de publication

Les données produit sont organisées au sein d’une nomenclature principale, mais ces données n’ont pas encore été publiées ; la nomenclature est-elle adaptée aux futurs lecteurs ? Les noms de familles sont-ils clairs et assez concis pour être publiés ?

Autre point, le catalogue va être piloté par les données : dans quel ordre présenter les différents étages de la nomenclature de publication ?

Ce travail dont la finalité définit l’organisation du catalogue est engagé.

Complétude des données

La qualité de la description des références est passée en revue : selon la charte graphique, elles seront reprises au sein des tableaux, regroupées par catégories.

Tableaux et caractéristiques variables

C’est l’un des enjeux du catalogue, en effet les références sont regroupées par catégorie dans un tableau dont les colonnes varient d’une catégorie à l’autre. Par exemple :

• La catégorie « isolant mince » est décrite avec 4 caractéristiques : « désignation », « conditionnement en M2 », « R (m².K/W) m2 », « code article » ;
• La catégorie « polyuréthane » en a 6 : « désignation », « matière », « largeur », « longueur », « R (m².K/W) », « code article ».

En vérité, on retrouve pour chaque article un set de caractéristiques propres à sa catégorie. Simple Workspace offre un large panel d’options pour traiter cela, d’un extrême à l’autre :

• On pourrait par exemple paramétrer Simple Workspace pour qu’il connaisse les colonnes à présenter pour chaque catégorie. Mais cela aurait pour conséquence une double maintenance à chaque changement : le PIM et SW.
• Ou inversement, demander à Simple Workspace de parcourir les caractéristiques de la catégorie, et organiser dynamiquement le tableau : zéro maintenance.

Cette dernière solution est retenue, associée à deux règles. L’ordre de présentation des colonnes, et le nombre de colonnes prises en compte : toutes les caractéristiques ne sont pas publiées pour respecter les contraintes de largeur du tableau, selon qu’il est sur une page entière ou une partie de page.

Paramétrage de la publication

En parallèle au travail effectué par les responsables produits et le marketing, et sur la base de la charte graphique créée par l’agence, J2S engage le travail de paramétrage de la publication, dont l’essentiel consiste à décrire les règles qui vont produire les pages du catalogue.

D’une manière très synthétique, il s’agit tout à la fois d’adresser les données du PIM, de les placer dans un contexte graphique lié à la charte graphique fournie par l’agence (une boite InDesign par exemple) et de gérer la disposition relative de ces éléments.

Ce paramétrage est effectué avec l’outil « J2S Module Editor », qui aide l’utilisateur en lui permettant de voir en temps réel le résultat de son travail dans InDesign à partir de plusieurs produits et chartes graphiques.

Les tests sont progressivement effectués sur des jeux de données plus larges.

L’une des difficultés est de gérer l’encombrement des tableaux, pour équilibrer la largeur des colonnes construites dynamiquement d’après les caractéristiques des produits et les retours à la ligne.

On rassemble tout !

Le temps avance, et la date de sortie du catalogue approche : il est grand temps de produire les pages réelles à partir des données réelles et désormais au point.

Produire des pages revient à sélectionner un groupe de données (un chapitre) puis à demander leur génération, qui est rapide (environ 20 pages minute). Ces pages sont récupérables en PDF, mais elles peuvent aussi être directement lues (et annotées) dans le chemin de fer de Simple Workspace.

Cette phase de relecture met en évidence :

• Des corrections à réaliser dans les données.
• Des difficultés d’encombrement des tableaux.
• Le nécessaire travail de recadrage de certaines images.

Quelques semaines d’allers retours permettent de caler l’ensemble, ce qui demande un réel effort à toutes les équipes. Cependant, tous sont conscients que c’est une première publication et que le travail réalisé sera réutilisé pour les catalogues suivants.

Finalisation

Les pages sont enfin « propres » du point de vue des données, et ont un bon niveau de finalisation sur le plan graphique. Elles sont alors confiées à l’agence qui réalise une dernière relecture et le recadrage des images, avant de confier les PDF à l’imprimeur.

Enseignements

L’entreprise est vraiment contente du catalogue, les retours clients et agences sont positifs.

Le projet a duré environ 6 mois, et c’est une réussite.

Il aurait pu être un peu plus court et confortable si J2S avait engagé le travail de paramétrage un peu plus tôt, dès la disponibilité de la charte graphique, et si le travail de cadrage des images avait été lui aussi réalisé plus tôt.

La plateforme J2S Simple Workspace a vraiment été mise à contribution, en générant régulièrement des milliers de pages à grande vitesse au moment des relectures.

Ce premier catalogue 2019 était un investissement sur le futur.

Le catalogue 2020 a quant à lui été produit en moins de 3 mois durant le confinement du printemps, de manière sereine, avec une consommation en ressources légère. Mais il faut dire que les données produits étaient prêtes, que le paramétrage a été entièrement repris, et que cette fois ci le cadrage des images a été anticipé et même récupéré de l’année précédente. Le catalogue 2021 sera encore plus rapide à produire, c’est tout le bénéfice d’une automatisation maitrisée.

Tout projet est toujours riche d’enseignements !

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David Lantier
Business Developer